Übersicht über zweckgebundene und freie Mittel

Für wen es gedacht ist

Zweckgebundenes Geld getrennt halten. Jeder Zuschuss, jeder Spendenaufruf und jeder Gedenkfonds hat eine eigene Zeile mit Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben und Endbestand, neben Ihren allgemeinen Mitteln; ein Bewegungsprotokoll erfasst jede Buchung, und die Summe wird mit dem Kontostand abgeglichen.

Kassenwarte kleiner gemeinnütziger Organisationen, Vereine und Initiativen, die Geld für einen bestimmten Zweck verwalten und daneben Geld, über das sie frei verfügen können.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jeder Fonds, als zweckgebunden oder frei gekennzeichnet, mit seinem Zweck
• Anfangsbestand, Einnahmen und Ausgaben jedes Fonds
• Ein datiertes Protokoll jeder Bewegung und des zugehörigen Fonds
• Summe der gehaltenen zweckgebundenen und freien Mittel
• Die Differenz zwischen der Summe der Fonds und dem Kontostand

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Organisation, Geschäftsjahr, Kassenwart und den Kontostand ein, mit dem Sie abgleichen.
2. Listen Sie jeden Fonds mit Art, Zweck und dem vorgetragenen Anfangsbestand auf.
3. Erfassen Sie jede Einnahme und Ausgabe in der Tabelle Bewegungen mit dem zugehörigen Fonds.
4. Summieren Sie am Ende jedes Monats oder Jahres die Bewegungen jedes Fonds und tragen Sie sie in seine Zeile ein.
5. Prüfen Sie die Übersicht: Die Differenz zum Kontostand sollte null sein, sobald alles erfasst ist.
6. Fragen Sie Ihren Kassenprüfer oder Berater, wenn Sie unsicher sind, ob Geld zweckgebunden ist.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wann ist Geld zweckgebunden?

Grob gesagt, wenn es für einen genannten Zweck gegeben wurde, etwa ein Zuschuss für ein Projekt oder ein Spendenaufruf für neue Ausrüstung. Die genauen Regeln hängen von Ihrer Organisation und den Vorschriften ab, die bei Ihnen gelten; prüfen Sie daher die Bedingungen jeder Zuwendung und einschlägige Hinweise.

Warum füllt sich die Fondstabelle nicht aus dem Bewegungsprotokoll?

Das Protokoll erfasst jede Buchung, sobald sie anfällt; die Fondstabelle enthält die Summen jedes Fonds. Addieren Sie das Protokoll je Fonds und tragen Sie die Werte ein. Die Summen des Protokolls helfen zu prüfen, dass nichts fehlt.

Was ist, wenn die Differenz zum Kontostand nicht null ist?

Suchen Sie nach nicht eingelösten Schecks, Bankgebühren, Zinsen oder noch nicht erfassten Buchungen. Notieren Sie den Grund oder korrigieren Sie die Fonds, bis es übereinstimmt.

Kann ein Fonds unter null fallen?

Das Blatt zeigt einen negativen Endbestand, wenn mehr ausgegeben als eingenommen wurde. Das bedeutet meist, dass allgemeine Mittel die Lücke gedeckt haben, was Ihr Vorstand festhalten und entscheiden sollte.