Protokoll für Bargeldzählung und Bankeinzahlung

Für wen es gedacht ist

Ein Tag pro Zeile, von der Kasse bis zur Bank. Tragen Sie den Kassenstand, das tatsächlich gezählte Bargeld, das zurückbehaltene Wechselgeld und den eingezahlten Betrag ein; die Differenz zwischen Zählung und Kassenstand wird in der Spalte daneben berechnet.

Läden, Kneipen, Cafés, Vereine, Markthändler, Spendensammlungen und jeder kleine Betrieb, in dem mehr als eine Person mit Bargeld umgeht und später jemand dafür geradestehen muss.

Was Sie damit im Blick behalten

• Kassenstand und gezählter Betrag nebeneinander
• Die Differenz zwischen beiden, je Tag berechnet und summiert
• Das zurückbehaltene Wechselgeld und der tatsächlich eingezahlte Betrag
• Die Beleg- oder Referenznummer jeder Einzahlung
• Zwei Namen bei jeder Zählung – wer gezählt und wer geprüft hat

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben den Betrieb, die Kasse oder den Tresor und den Zeitraum ein.
2. Lesen Sie zuerst den Kassenstand ab und schreiben Sie ihn auf, bevor das Bargeld gezählt wird, nicht danach.
3. Zählen Sie das Bargeld, nehmen Sie das Wechselgeld heraus, das in der Kasse bleibt, und tragen Sie beide Beträge in ihre Spalten ein.
4. Tragen Sie den eingezahlten Betrag und die Belegnummer ein, sobald die Einzahlung erfolgt ist.
5. Die Differenzspalte wird am Bildschirm und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier ziehen Sie den Kassenstand vom gezählten Betrag ab.
6. Lassen Sie eine zweite Person prüfen und unterschreiben, und erklären Sie jede Differenz noch am selben Tag unter Notizen.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich das Protokoll vom Zählprotokoll für die Kasse?

Das Zählprotokoll schlüsselt eine einzelne Zählung nach Scheinen und Münzen auf. Dieses ist das fortlaufende Protokoll über Tage und Wochen: gezählt, Wechselgeld, eingezahlt und geprüft, mit aufsummierten Differenzen, sodass ein Muster sichtbar wird.

Welche Differenz ist akzeptabel?

Das legt Ihr eigenes Verfahren fest – hier wird kein Wert genannt. Erfassen Sie jede Differenz ehrlich, in welche Richtung auch immer, und lassen Sie die Summe am Fuß der Seite zeigen, ob etwas geprüft werden muss.

Warum zwei Namen?

Weil eine einzelne Unterschrift auf einem Bargeldnachweis niemanden schützt, auch nicht die Person, die unterschrieben hat. Üblich sind jemand, der zählt, und jemand, der prüft; halten Sie sich an Ihr eigenes Verfahren.

Kann ich auch Kartenzahlungen darin erfassen?

Beschränken Sie dieses Blatt auf Bargeld – die Differenz ist nur bei Geld sinnvoll, das man zählen kann. Karten- und andere Einnahmen gehören auf das Blatt für Tageseinnahmen und Kassenabgleich.