Wareneingangsprotokoll für Lieferungen

Für wen es gedacht ist

Jede Lieferung, die durch die Tür kommt, in einer Zeile erfasst. Bestellnummer, wie viele Packstücke laut Papieren kommen sollten, wie viele tatsächlich ankamen, in welchem Zustand sie waren und wer sie geprüft hat – mit Fehlmenge oder Mehrmenge für Sie ausgerechnet.

Läden, Werkstätten, Lager, Baustellenlager, Büros und alle, die Warenannahmen unterschreiben und später nachweisen müssen, was angekommen ist und was nicht.

Was Sie damit im Blick behalten

• Was angekommen ist, von wem und zu welcher Bestellung
• Erwartete Packstücke neben erhaltenen, mit berechneter Differenz
• Schäden und Abweichungen, am selben Tag markiert, solange der Spediteur noch informiert werden kann
• Wer die Lieferung angenommen hat, damit hinter der Unterschrift ein Name steht
• Die Zahl der Lieferungen und Abweichungen im Zeitraum

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Standort, Annahmestelle und den Zeitraum des Blatts ein.
2. Erfassen Sie jede Lieferung bei Ankunft, auch einen einzelnen Umschlag von einem Lieferanten, den Sie nur einmal nutzen.
3. Übernehmen Sie die Bestellnummer aus Ihrer eigenen Bestellung, nicht vom Lieferschein des Lieferanten, damit sich beide später zuordnen lassen.
4. Schreiben Sie erwartete und erhaltene Packstücke als zwei getrennte Zahlen auf; die Differenz ergibt sich von selbst.
5. Kreuzen Sie die Spalte Rückfrage bei allem an, was fehlt, zu viel ist, beschädigt oder unerwartet ist, und beschreiben Sie es in den Notizen.
6. Heften Sie den Lieferschein hinter das Blatt oder legen Sie ihn unter der Bestellnummer ab.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Was zählt als Abweichung?

Alles, worauf Sie in drei Wochen zeigen können wollen: Fehlmenge, zusätzliche Kartons, beschädigte Verpackung, falsche Ware, fehlende Papiere. Kreuzen Sie die Spalte an und schreiben Sie in die Notizen, worum es geht – die Zählung am Ende ist nur so nützlich wie die Kreuze.

Sollte ich die Kartons vor dem Unterschreiben öffnen?

Das ist eine Sache zwischen Ihnen und den Bedingungen Ihres Lieferanten. Können Sie den Inhalt nicht prüfen, schreiben Sie das in die Spalte Zustand, damit der Nachweis zeigt, dass die Packstücke ungeprüft quittiert wurden.

Worin unterscheidet sich das von einem Lieferschein?

Ein Lieferschein ist das Dokument des Lieferanten für eine einzelne Sendung. Dies ist Ihre eigene fortlaufende Aufzeichnung aller Sendungen – genau das, was Sie brauchen, wenn ein Lieferant behauptet, eine Palette geliefert zu haben, und Sie sich an nichts erinnern.

Wohin gehören Kühllieferungen?

Erfassen Sie sie hier und tragen Sie die Temperatur ins Temperaturprotokoll für den Wareneingang Kühlware ein, das Fahrzeug, Messwert und die Entscheidung über Annahme oder Ablehnung enthält.