Belegungsbuch für Raum- und Saalvermietung

Für wen es gedacht ist

Das Vermietungsbuch für einen Saal, einen Raum oder einen Platz. Jede Buchung erfasst den Raum, den Mieter, Beginn und Ende; Stunden und Betrag werden zu dem Satz berechnet, den Sie festlegen, mit einem Häkchen für die Kaution und einem, wenn das Geld eingegangen ist.

Dorfgemeinschaftshäuser und Bürgerhäuser, Kirchengemeinden, Sportvereine, Pfadfinderheime, Studios, Business-Center und alle, die Räume stundenweise vermieten und dem Geld danach hinterherlaufen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Wer welchen Raum an welchem Tag und zu welcher Zeit hat
• Stunden je Buchung, berechnet aus Beginn und Ende
• Der Betrag zu Ihrem eigenen Stundensatz, Buchung für Buchung
• Erhaltene Kautionen und Zahlungen, abgehakt, sobald sie eingehen
• Was der Raum im Zeitraum eingebracht hat und wie viele Stunden er belegt war

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben den Veranstaltungsort und Ihren eigenen Stundensatz ein – den Satz legen Sie selbst fest, hier wird keiner vorgeschlagen.
2. Legen Sie eine Zeile an, wenn eine Buchung eingeht, nicht erst am Termin; so dient das Blatt zugleich als Terminkalender.
3. Schreiben Sie die Uhrzeiten als Dezimalzahlen: 13,5 für halb zwei, 19,25 für Viertel nach sieben.
4. Haken Sie die Spalte „Kaution“ ab, wenn eine Kaution eingeht, und die Spalte „Bezahlt“, wenn der Restbetrag beglichen ist.
5. Stunden und Betrag werden am Bildschirm und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier ziehen Sie die Zeiten voneinander ab und multiplizieren mit Ihrem Satz.
6. Notieren Sie unter Notizen ausgegebene Schlüssel, verliehene Ausstattung und den Zustand, in dem der Raum hinterlassen wurde.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wie viel sollte ich pro Stunde verlangen?

Das entscheiden Sie selbst, und es hängt von Raum, Tag und Mieter ab – deshalb steht hier kein Satz. Tragen Sie Ihren Betrag in das Feld für den Satz ein, dann wird jede Zeile damit berechnet. Wenn Sie mehrere Sätze haben, nutzen Sie getrennte Blätter.

Warum Dezimalzeiten statt Uhrzeiten?

Weil eine Tabelle 13,5 von 17,0 abzieht und 3,5 erhält – genau das gewünschte Ergebnis. Uhrzeiten müssen irgendwo umgerechnet werden, und das beim Eintragen zu erledigen ist weniger fehleranfällig als am Monatsende.

Worin unterscheidet sich das Belegungsbuch vom Buchungsblatt für Räume und Einrichtungen?

Jenes Blatt ist ein Tages- oder Wochenraster, auf dem man sieht, was frei ist. Dieses ist das laufende Buch der angenommenen Buchungen, der genutzten Stunden und der offenen Beträge – die Aufstellung, die ein Kassenwart am Quartalsende braucht.

Kann ich kostenlose und bezahlte Buchungen auf demselben Blatt führen?

Ja. Lassen Sie den Betrag zu Ihrem Satz berechnen und schreiben Sie bei einer Buchung, für die Sie nichts verlangen, null oder „kostenlos“ in die Notizen. Die Stunden zählen trotzdem zur Auslastung des Raums.