Registro de manejo de efectivo y depósitos bancarios

Para quién es

Un día por línea, de la caja al banco. Anota la lectura de caja, el efectivo contado de verdad, el fondo que se deja y el importe depositado; la diferencia entre el recuento y la caja se calcula en la columna de al lado.

Tiendas, bares, cafeterías, clubes, vendedores de mercado, colectas benéficas y cualquier pequeño negocio donde más de una persona maneja efectivo y alguien tiene que responder por él después.

Qué te ayuda a controlar

• La lectura de caja y la cifra contada, una al lado de la otra
• La diferencia entre ambas, calculada por día y totalizada
• El fondo de caja retenido y el importe realmente depositado
• El número de resguardo o referencia de cada depósito
• Dos nombres en cada recuento: quién contó y quién lo revisó

Cómo usarla

1. Escribe arriba el negocio, la caja o caja fuerte que cubre la hoja y el periodo.
2. Haz primero la lectura de caja y anótala antes de contar el efectivo, no después.
3. Cuenta el efectivo, aparta el fondo que vas a dejar y anota ambas cifras en sus columnas.
4. Anota lo depositado y el número de resguardo en cuanto hagas el depósito.
5. La columna de diferencia se rellena sola en pantalla y en el libro de Excel; en papel, resta la lectura de caja de la cifra contada.
6. Pide a una segunda persona que revise y firme, y explica en las notas ese mismo día cualquier cifra de la columna de diferencia.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia de la hoja de arqueo de caja?

La hoja de arqueo desglosa un solo recuento en billetes y monedas. Esta es el registro continuo de días y semanas: contado, fondo, depositado y revisado, con las diferencias sumadas para que se vea si hay un patrón.

¿Qué diferencia es aceptable?

La que fije tu propio procedimiento; aquí no se da ninguna cifra. Anota cada diferencia con honestidad, sea en el sentido que sea, y deja que el total al pie de la hoja te diga si algo merece revisarse.

¿Por qué dos nombres?

Porque una sola firma en un registro de efectivo no protege a nadie, ni siquiera a quien firmó. Lo habitual es una persona que cuenta y otra que revisa; sigue lo que diga tu propio procedimiento.

¿Puedo anotar también los cobros con tarjeta?

Reserva esta hoja para el efectivo: la diferencia solo tiene sentido con dinero que se puede contar. Los cobros con tarjeta y otros medios van en la hoja de recaudación diaria y conciliación.