Protokoll für Anfragen und Anrufe

Für wen es gedacht ist

Jede Anfrage, die Sie erreicht, in einer Zeile – mit dem Teil, der sonst meist fehlt: was danach geschah. Datum und Uhrzeit, wer es war, wie er auf Sie gekommen ist, was er wollte, was unternommen wurde und ob daraus ein Auftrag wurde.

Selbstständige und kleine Betriebe, die Anfragen per Telefon, E-Mail und Webformular bekommen, Empfangs- und Büropersonal, das Anrufe notiert, und alle, die wissen wollen, welche Anfragequelle ihr Geld wert ist.

Was Sie damit im Blick behalten

• Wer angerufen hat, wann und wie Sie ihn erreichen
• Woher die Anfrage kam, damit Sie sehen, welche Quellen Aufträge bringen
• Was gewünscht war, in den Worten des Anrufers
• Das Datum für die Nachverfolgung, damit nichts unbeantwortet liegen bleibt
• Wie viele Anfragen zu Aufträgen wurden, gezählt und als Quote ausgedrückt

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Betrieb, Zeitraum und die Person ein, die das Protokoll führt.
2. Füllen Sie die Zeile aus, solange der Anrufer noch am Telefon ist – die Angaben, die Sie später notieren wollten, gehen verloren.
3. Erfassen Sie die Quelle so, wie der Anrufer sie nennt, nicht so, wie Sie sie vermuten: Fragen Sie, wie er auf Sie gekommen ist.
4. Tragen Sie für alles, was noch nicht erledigt ist, ein Datum in die Spalte Nachfassen ein und gehen Sie diese Spalte jeden Morgen durch.
5. Kreuzen Sie die Spalte Auftrag an, wenn aus der Anfrage eine Buchung, Bestellung oder ein Auftrag wird.
6. Die Browser- und die Excel-Version zählen die Anfragen, die Aufträge und die Quote zwischen beiden.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Was zählt als Auftrag?

Was Ihr Betrieb als gewonnen ansieht: ein gebuchter Termin, ein angenommenes Angebot, eine aufgegebene Bestellung. Legen Sie das einmal fest und bleiben Sie dabei, denn die Quote unten auf dem Blatt ist nur vergleichbar, wenn die Spalte jede Woche dasselbe bedeutet.

Sollte ich jeden Anruf eintragen, auch Verwählte?

Tragen Sie alles ein, was eine echte Anfrage war, so klein sie auch ist. Verwählte und Werbeanrufe verstopfen nur das Blatt, auch wenn manche sie in den Notizen mit einer Strichliste zählen.

Ist das eine Kundenkartei?

Nein. Dies ist der erste Kontakt und was Sie daraus gemacht haben. Namen, die Sie behalten wollen, gehören in eine Kundenliste, und das folgende Angebot oder der Auftrag in eine Auftragsübersicht.

Können zwei Personen ein Protokoll gemeinsam führen?

Ja – ergänzen Sie einen Spaltenvermerk oder notieren Sie im Notizbereich, wer welchen Anruf angenommen hat. In der Online-Version kann jede Person ihre eigene Kopie führen, und die Blätter lassen sich zusammen ausdrucken und ablegen.