Nachweis für Einweisungen und Unterweisungen

Für wen es gedacht ist

Der Nachweis, dass jemandem etwas gesagt wurde und er das unterschrieben hat. Eine Zeile pro Person und Termin: Datum, Name, behandelte Inhalte, wer unterwiesen hat, wie lange es dauerte und ein Feld für die Unterschrift des Teilnehmers.

Bauleiter, Vorgesetzte, kleine Arbeitgeber, Vereine und Ehrenamtskoordinatoren, die neue Leute einweisen und bestehende unterweisen und mehr brauchen als die Erinnerung, es getan zu haben.

Was Sie damit im Blick behalten

• Wer eingewiesen oder unterwiesen wurde, und an welchem Datum
• Die behandelten Inhalte, klar genug beschrieben, um später noch etwas zu bedeuten
• Wer den Termin durchgeführt hat und wie lange er dauerte
• Eine Unterschrift jedes Teilnehmers auf dem ausgedruckten Blatt
• Die für Einweisungen und Unterweisungen aufgewendete Zeit im Zeitraum

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Standort oder Organisation, Zeitraum und die für das Protokoll verantwortliche Person ein.
2. Nutzen Sie eine Zeile pro Person, nicht eine Zeile pro Termin – eine Unterschrift gehört zu einem einzelnen Menschen.
3. Schreiben Sie, was tatsächlich behandelt wurde, statt den Namen einer Richtlinie: Wer das in einem Jahr liest, weiß nicht mehr, was in der Richtlinie stand.
4. Erfassen Sie, wer unterwiesen hat und wie viele Minuten es dauerte.
5. Lassen Sie jeden Teilnehmer auf dem ausgedruckten Blatt unterschreiben. Die Online-Version erfasst alles andere und wird mit leerer Unterschriftenspalte zum Unterschreiben ausgedruckt.
6. Legen Sie ausgefüllte Blätter dort ab, wo die übrigen Unterlagen der Person aufbewahrt werden.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Macht eine Unterschrift daraus einen rechtlich gültigen Nachweis?

Welche Nachweise wie lange aufzubewahren sind, regeln die Vorschriften, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten, und Ihre eigenen Richtlinien. Dieses Blatt liefert Ihnen einen klaren, datierten Nachweis mit Unterschrift; ob das eine bestimmte Anforderung erfüllt, müssen Sie selbst prüfen.

Was ist der Unterschied zwischen Einweisung und Unterweisung?

Eine Einweisung ist der erste Durchgang für jemanden, der neu am Standort oder in der Aufgabe ist; eine Unterweisung ist ein kurzer Termin zu einem Thema für Leute, die schon da sind. Die Spalte Art hält beides auf demselben Blatt auseinander.

Worin unterscheidet sich das von einem Nachweis für eine Kurzunterweisung?

Ein solcher Nachweis gilt einer einzelnen Kurzunterweisung mit einer Teilnehmerliste darunter. Dieses Protokoll läuft andersherum – eine fortlaufende Liste über alle Termine und alle Personen, in der sich leichter nachsehen lässt, was eine bestimmte Person schon erhalten hat.

Kann ich die Themen im Voraus eintragen?

Sie können das Blatt auf Papier vorab vorbereiten oder die Termine in die Online-Version eintippen und es für die Unterschriften am Tag ausdrucken.