Ausgabe- und Rückgabeliste für Veranstaltungstechnik

Für wen es gedacht ist

Die Liste, die mit dem Transporter losfährt und mit ihm zurückkommt. Beim Laden zählen, beim Ausladen zählen – die Fehlmenge je Zeile wird berechnet, statt um Mitternacht auf dem Parkplatz darüber zu streiten.

Event- und Produktionsteams, AV- und Verleihpersonal, Ehrenamtliche bei Festivals und im Gemeindesaal – alle, die einen Transporter mit fremder Ausrüstung beladen und hinterher für alles geradestehen müssen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Was für die Veranstaltung geladen wurde und in welchem Case oder Karton jedes Teil transportiert wurde
• Was zurückkam, gezählt beim Ausladen und nicht erst am nächsten Morgen
• Die Fehlmenge je Zeile und die Gesamtzahl fehlender Teile
• Den Wert der ausgegebenen Ausrüstung, für Versicherung und Mietverträge
• Schäden bei der Rückgabe, vermerkt in der zugehörigen Zeile

So verwenden Sie es

1. Füllen Sie den Kopf aus: Veranstaltung, Veranstaltungsort, Ausgabe- und Rückgabedatum sowie die Namen der Personen, die bei Ausgabe und Rückgabe prüfen.
2. Listen Sie die Ausrüstung zeilenweise auf und notieren Sie das Case, den Karton oder das Flightcase, in dem sie verpackt ist – danach suchen Sie bei der Rückzählung.
3. Zählen Sie jede Zeile beim Laden und tragen Sie die Zahl in die Spalte Aus ein. Übernehmen Sie sie nicht aus der Liste einer früheren Veranstaltung.
4. Tragen Sie den Wert je Teil ein, damit das Blatt summieren kann, was im Transporter ist. Nehmen Sie den Wiederbeschaffungswert, wenn die Ausrüstung auf dieser Grundlage versichert ist.
5. Zählen Sie bei der Rückkehr beim Ausladen und füllen Sie die Spalte Zurück aus. Fehlmenge, ausgegebener Wert, Summen und Kennzahlen werden online und in der Excel-Datei berechnet.
6. Klären Sie jede Zeile mit Fehlmenge, bevor das Team auseinandergeht, und notieren Sie Schäden in der letzten Spalte, solange alles noch frisch ist.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Warum beim Laden und beim Zurückkommen zählen?

Weil eine Fehlmenge ohne Ausgangszahl nichts aussagt. Eine Zeile, die nur bei der Rückkehr gezählt wird, zeigt, was Sie haben, nicht was Sie verloren haben – und nach dem Verlust fragen Verleiher und Versicherer.

Was ist, wenn ein Teil beschädigt statt fehlend zurückkommt?

Zählen Sie es als zurück – es ist ja zurückgekommen – und notieren Sie den Schaden in der Notizspalte. So bleibt die Fehlmenge korrekt und der Schaden trotzdem dokumentiert.

Kann die Liste als Mietvertrag dienen?

Sie ist eine Zählung, kein Vertrag. Sie eignet sich aber gut als Anlage zu den Mietunterlagen, die Sie verwenden, da beide Seiten dieselbe gezählte Liste unterschreiben können.

Geht das auch, wenn Ausrüstung gleichzeitig zu zwei Veranstaltungen geht?

Verwenden Sie ein Blatt je Veranstaltung oder je Transporter. Der Kopf nennt die Veranstaltung, sodass mehrere Blätter parallel laufen und danach mit dem Gesamtbestand abgeglichen werden können.