Registro de reservas de salas y espacios

Para quién es

El libro de alquileres de un salón, una sala o una pista. Cada reserva recoge la sala, quién la tiene, cuándo empieza y termina, y las horas y el importe se calculan con la tarifa que tú fijes, con una casilla para el anticipo y otra para cuando llega el pago.

Salones comunitarios y vecinales, parroquias, clubes deportivos, locales scout, estudios, oficinas compartidas y cualquiera que alquile un espacio por horas y tenga que cobrar después.

Qué te ayuda a controlar

• Quién tiene cada sala, qué día y en qué horario
• Las horas de cada reserva, calculadas a partir de la hora de inicio y de fin
• El importe según tu propia tarifa por hora, reserva a reserva
• Anticipos cobrados y pagos recibidos, marcados a medida que llegan
• Lo que generó la sala en el periodo y cuántas horas estuvo en uso

Cómo usarla

1. Escribe arriba el local y tu tarifa de alquiler por hora; la tarifa la decides tú y aquí no se sugiere ninguna.
2. Añade una línea cuando se hace la reserva, no cuando se celebra, para que la hoja sirva también de agenda.
3. Escribe las horas en decimales: 13.5 para la una y media, 19.25 para las siete y cuarto.
4. Marca la columna de anticipo cuando lo cobres y la de pagado cuando se liquide el resto.
5. Las horas y el importe se rellenan solos en pantalla y en el libro de Excel; en papel, resta las horas y multiplica por tu tarifa.
6. Usa las notas para las llaves entregadas, el equipo prestado y el estado en que quedó la sala.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debo cobrar por hora?

Eso lo decides tú y varía según la sala, el día y el cliente, así que aquí no aparece ninguna tarifa. Escribe tu cifra en la casilla de tarifa y cada línea se calcula con ella. Usa hojas separadas si aplicas más de una tarifa.

¿Por qué horas en decimales y no en formato de reloj?

Porque una hoja de cálculo resta 13.5 de 17.0 y obtiene 3.5, que es justo la respuesta que buscas. Las horas de reloj hay que convertirlas en algún momento, y hacerlo al anotar da menos errores que hacerlo a final de mes.

¿En qué se diferencia de la hoja de reservas de salas e instalaciones?

Esa hoja es una cuadrícula por día o por semana para ver qué está libre. Esta es el libro continuo de reservas hechas, horas usadas y dinero pendiente, que es lo que necesita un tesorero al cerrar el trimestre.

¿Puedo anotar reservas gratuitas y de pago en la misma hoja?

Sí. Deja que el importe se calcule con tu tarifa y escribe cero o la palabra gratis en las notas de una reserva que no cobres. Las horas siguen contando para saber cuánto se usó la sala.