Protokoll für Schlüsselausgabe und Zugangscodes

Für wen es gedacht ist

Wer Zugang wozu hat und seit wann. Jeder ausgegebene Schlüssel, Transponder und Türcode kommt in eine Zeile mit der Person und der Organisation, an die er ging, dem Tag der Übergabe und dem Tag der Rückgabe, mit einem Häkchen für alles, was noch aussteht.

Facility-Management, Vermieter, Hausmeister, Vereine, Gemeindesäle und kleine Standorte, die Schlüssel und Codes an Beschäftigte, Handwerker, Reinigungskräfte und Ehrenamtliche ausgeben und wissen müssen, wo sie geblieben sind.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jeder ausgegebene Schlüssel, Transponder oder Code mit einer Nummer, die man nennen kann
• Was jeder davon öffnet, in einfachen Worten
• Wer ihn hat, für welche Organisation, und wer die Ausgabe genehmigt hat
• Wie lange jeder schon ausgegeben ist, in Tagen gezählt
• Ein laufender Stand dessen, was noch draußen ist und nicht zurückkam

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben den Standort ein, wo die Schlüssel aufbewahrt werden und wer für den Schlüsselschrank verantwortlich ist.
2. Geben Sie jedem Schlüssel, Transponder oder Code eine Nummer und verwenden Sie bei jeder Ausgabe dieselbe.
3. Tragen Sie Ausgabedatum und Empfänger ein, sobald der Schlüssel Ihre Hand verlässt, und lassen Sie den Empfang unterschreiben.
4. Haken Sie die Spalte „Ausgegeben“ ab und lassen Sie das Häkchen stehen, bis der Schlüssel zurück ist.
5. Bei der Rückgabe tragen Sie das Rückgabedatum ein und entfernen das Häkchen; die Tage werden automatisch berechnet.
6. Ändern Sie einen Code oder fordern Sie einen Schlüssel zurück, wenn jemand ausscheidet, und notieren Sie, was Sie getan haben.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich das Protokoll vom Schlüsselverzeichnis?

Das Verzeichnis ist die feste Liste, welche Schlüssel es gibt und wer sie normalerweise hat. Dieses ist das Bewegungsprotokoll: an einem Tag ausgegeben, an einem Tag zurück und wie lange er dazwischen draußen war.

Gehören Türcodes wirklich auf dasselbe Blatt wie Schlüssel?

Es ist dasselbe Problem – etwas, das eine Tür öffnet und jemandem überlassen wurde. Tragen Sie die Codenummer ein, nicht den Code selbst, und bewahren Sie das Blatt so auf, dass Vorbeigehende die Codes nicht lesen können.

Wo sollte dieses Blatt aufbewahrt werden?

An einem sicheren Ort, denn es zeigt, wer hineinkommt. Wie sicher, entscheiden Ihr eigenes Verfahren und die Vorschriften, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten.

Was, wenn ein Schlüssel verloren geht?

Lassen Sie die Zeile offen, haken Sie ihn als noch ausgegeben ab und notieren Sie, was passiert ist. Ein verlorener Schlüssel bleibt im Protokoll, bis das Schloss getauscht oder der Schlüssel gefunden ist.