Formular für Instandhaltungsaufträge

Für wen es gedacht ist

Ein Arbeitsauftrag hat eine Richtung: Jemand erstellt ihn, jemand anderes bekommt ihn, und er kommt unterschrieben zurück. Dieses Formular deckt alle drei Schritte ab – wer ihn wann angefordert hat, Priorität und Zieltermin, an wen er ging und was tatsächlich gemacht wurde und was es gekostet hat.

Facility- und Instandhaltungsteams, Objekt- und Standortverantwortliche, Mitarbeitende von Wohnungs- und Immobilienverwaltungen und alle, die Arbeiten an ein eigenes Team oder einen Auftragnehmer vergeben.

Was Sie damit im Blick behalten

• Wer den Auftrag erstellt hat, wann und für welche Anlage oder welchen Ort
• Die bei der Erstellung vereinbarte Priorität und der Zieltermin
• Wem der Auftrag zugewiesen wurde und wann er übernommen wurde
• Jede Aufgabe des Auftrags, bei Erledigung abgehakt und datiert
• Arbeitslohn und Material summiert und von der abnehmenden Person abgezeichnet

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Auftragsnummer, Ersteller, Datum und den Ort oder die Anlage ein, auf die sich der Auftrag bezieht.
2. Kreuzen Sie die Priorität an, die Ihr eigenes System verwendet, und tragen Sie daneben den Zieltermin ein – das Formular gibt keine Reaktionszeiten vor, denn diese legen Ihre Richtlinien oder Ihr Vertrag fest.
3. Weisen Sie den Auftrag zu: Nennen Sie die Person oder den Auftragnehmer und notieren Sie das Datum der Übergabe.
4. Führen Sie die Aufgaben auf. Wer die Arbeit ausführt, hakt jede mit Datum ab und trägt Arbeitsstunden, Satz und verwendetes Material ein.
5. Prüfen Sie die Summen, notieren Sie offene Punkte und lassen Sie den Auftrag von der Person abzeichnen, die die Arbeit abnimmt.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zum Protokoll für Reparaturmeldungen?

Das Protokoll ist die fortlaufende Liste aller Meldungen an einem Standort. Dies ist ein einzelner Auftrag aus dieser Liste – an eine namentlich genannte Person vergeben, mit Aufgaben, Stunden, Material und Abnahme. Erfassen Sie die Meldung im Protokoll und vergeben Sie die Arbeit mit diesem Formular.

Welche Prioritäten sollte ich verwenden?

Die, die Ihre Organisation bereits nutzt. Die Kästchen sind schlicht beschriftet, und es gibt eine leere Zeile für Ihre eigene Formulierung; keiner Stufe ist hier eine Reaktionszeit oder Frist zugeordnet, denn diese ergeben sich aus Ihren Richtlinien oder Ihrem Vertrag.

Kann ich einen Auftrag an einen externen Auftragnehmer vergeben?

Ja. Tragen Sie dessen Firma bei „Zugewiesen an“ ein und geben Sie ihm eine Kopie; seine Stunden und sein Material kommen in dieselben Tabellen. Wenn Sie Abzüge oder Einbehalte vereinbaren, passt das Abrechnungsblatt für Nachunternehmer besser.

Was, wenn die Arbeit nicht abgeschlossen werden kann?

Lassen Sie die Aufgabe ohne Häkchen, notieren Sie den Grund und legen Sie einen neuen Zieltermin fest. Die Übersicht zählt die erledigten Aufgaben gegen die Gesamtzahl, sodass ein teilweise erledigter Auftrag auf einen Blick erkennbar ist.