Formulario de orden de trabajo de mantenimiento

Para quién es

Una orden de trabajo sigue un solo camino: alguien la emite, otra persona la recibe y vuelve firmada. Este formulario recoge las tres cosas: quién la pidió y cuándo, la prioridad y la fecha objetivo, a quién se asignó, y qué se hizo realmente y cuánto costó.

Equipos de mantenimiento e instalaciones, responsables de centros e inmuebles, gestores de vivienda y de patrimonio, y cualquiera que encargue trabajos a un equipo propio o a un contratista.

Qué te ayuda a controlar

• Quién emitió la orden, cuándo y sobre qué activo o ubicación
• La prioridad y la fecha objetivo acordadas al emitirla
• A quién se asignó y cuándo la recibió
• Cada tarea de la orden, marcada y fechada a medida que se termina
• Mano de obra y materiales sumados y luego firmados por quien acepta el trabajo

Cómo usarla

1. Rellena el número de orden, quién la emite, la fecha y la ubicación o el activo al que se refiere.
2. Marca la prioridad que use tu propio sistema y escribe al lado la fecha objetivo. El formulario no indica tiempos de respuesta, porque los fija tu política o tu contrato.
3. Asigna la orden: indica la persona o el contratista y anota la fecha en que la recibió.
4. Anota las tareas. Quien hace el trabajo marca cada una con la fecha y anota las horas de mano de obra, la tarifa y los materiales usados.
5. Revisa los totales, anota lo pendiente y pide que firme la orden la persona que acepta el trabajo terminado.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia de un registro de solicitudes de mantenimiento?

El registro es la lista continua de todo lo comunicado en un lugar. Esta es una orden sacada de esa lista: asignada a una persona concreta, con tareas, horas, materiales y firma. Anota la solicitud en el registro y encarga el trabajo con esta orden.

¿Qué prioridades debo usar?

Las que ya use tu organización. Las casillas tienen etiquetas sencillas y hay una línea en blanco para tu propia redacción; aquí no se asocia ningún tiempo de respuesta ni plazo a ninguna de ellas, porque eso lo fijan tu política o tu contrato.

¿Puedo emitir una a un contratista externo?

Sí. Escribe su empresa en el campo de asignación y entrégale una copia; sus horas y materiales van en las mismas tablas. La hoja de pagos a subcontratistas encaja mejor si vas a acordar deducciones o retenciones.

¿Y si el trabajo no se puede terminar?

Deja la tarea sin marcar, escribe el motivo en las notas y fija una nueva fecha objetivo. El resumen cuenta las tareas hechas frente al total, así que una orden a medias se ve de un vistazo.