Servicebericht für den Wartungsbesuch

Für wen es gedacht ist

Der Bericht, den Sie nach einem Serviceeinsatz dalassen. Er trennt, was Sie vorgefunden, was Sie erledigt und was Sie empfehlen, versieht die empfohlenen Arbeiten mit einem Preis, damit sie freigegeben werden können, und legt den nächsten Termin fest, bevor Sie gehen.

Servicetechniker und Dienstleister, die dieselben Standorte im Rahmen eines Vertrags betreuen – Geräte, Anlagen, Gebäudetechnik, Außenanlagen, Hygiene – und der Kunde, der den Bericht liest.

Was Sie damit im Blick behalten

• Was Sie an jeder Position oder in jedem Bereich vorgefunden haben, in Ihren eigenen Worten
• Was Sie bei diesem Besuch tatsächlich dagegen unternommen haben
• Was Sie empfehlen, mit Ihrem eigenen Preis in jeder Zeile
• Welche Empfehlungen noch am selben Tag freigegeben wurden und welche nicht
• Die Arbeitszeit des Besuchs und das Datum, an dem der nächste fällig ist

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Berichtsnummer, Besuchsdatum, Kunde, Standort und Vertragsnummer ein und nennen Sie den Techniker.
2. Gehen Sie jede Position oder jeden Bereich durch, notieren Sie den vorgefundenen Zustand und die ausgeführten Arbeiten und legen Sie dann das Ergebnis fest.
3. Schreiben Sie jede Empfehlung in eine eigene Zeile, mit Ihrem eigenen Preis. In dieser Spalte steht keine Zahl von uns.
4. Bitten Sie den Ansprechpartner, vor Ihrer Abfahrt anzukreuzen, welche Empfehlungen freigegeben sind – aus einer freigegebenen Zeile wird weit eher ein Auftrag.
5. Tragen Sie die Arbeitszeit für den Besuch ein, vereinbaren und notieren Sie den nächsten Termin und lassen Sie den Bericht unterschreiben.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich das von einem Arbeitsbericht?

Ein Arbeitsbericht gilt einer einzelnen Arbeit und wird zur Rechnung dafür. Dies ist ein Bericht über einen Besuch – Zustand, erledigte Arbeiten, was Sie als Nächstes raten – und sein wichtigstes Ergebnis ist eine Liste von Empfehlungen, über die der Kunde entscheiden muss.

Welcher Preis gehört zu einer Empfehlung?

Ihrer oder gar keiner. Die Spalte gibt es, damit der Kunde Arbeiten sofort freigeben kann; lassen Sie sie leer und machen Sie eine Notiz, wenn Sie später ein richtiges Angebot schreiben möchten. Das Blatt gibt keine Preise vor.

Warum Befund und erledigte Arbeiten getrennt erfassen?

Weil der Unterschied zwischen beiden das ist, was noch offen ist. Ein Befund ohne passende Arbeit ist entweder eine Empfehlung oder ein offener Punkt, und diese Aufteilung macht das sichtbar, statt es in einem Absatz zu verstecken.

Kann ich es für einen Vertrag mit mehreren Besuchen im Jahr nutzen?

Ja – ein Bericht pro Besuch, verbunden über die Vertragsnummer und den nächsten Termin. Bewahren Sie die Berichte zusammen auf, dann lässt sich die Geschichte des Standorts der Reihe nach lesen.