Registro de recepción de mercancías

Para quién es

Cada entrega que cruza la puerta, registrada en una sola línea. La referencia del pedido, cuántos bultos indicaban los papeles, cuántos llegaron de verdad, en qué estado y quién los revisó, con la falta o el exceso ya calculados.

Tiendas, talleres, almacenes, almacenes de obra, oficinas y cualquiera que firme la recepción de mercancía y tenga que demostrar más tarde qué llegó y qué no.

Qué te ayuda a controlar

• Qué llegó, de quién y para qué pedido
• Los bultos previstos frente a los recibidos, con la diferencia calculada
• Los daños y las discrepancias señalados el mismo día, cuando aún se puede avisar al transportista
• Quién aceptó la entrega, para que la firma tenga un nombre detrás
• Un recuento de entregas y discrepancias del periodo

Cómo usarla

1. Escribe arriba el centro, el punto de entrega y el periodo que cubre la hoja.
2. Registra cada entrega en cuanto llegue, aunque sea un simple sobre de un proveedor al que compras una sola vez.
3. Copia la referencia del pedido de tu propia orden de compra, no del albarán del proveedor, para poder cotejar ambos después.
4. Escribe los bultos previstos y los recibidos como dos números separados; la diferencia se rellena sola.
5. Marca la columna de incidencia en todo lo que falte, sobre, llegue dañado o no se esperara, y descríbelo en las notas.
6. Grapa el albarán de entrega detrás de la hoja o archívalo por la referencia del pedido.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué cuenta como discrepancia?

Todo lo que quieras poder señalar dentro de tres semanas: una entrega incompleta, cajas de más, un embalaje dañado, mercancía equivocada, falta de documentación. Marca la columna y di qué pasó en las notas; el recuento final solo es útil si las marcas lo son.

¿Debo abrir las cajas antes de firmar?

Eso depende de ti y de las condiciones de tu proveedor. Si no puedes revisar el contenido, escríbelo en la columna de estado para que quede constancia de que los bultos se firmaron sin examinar.

¿En qué se diferencia de un albarán de entrega?

Un albarán es el documento del proveedor para un envío concreto. Esto es tu propio registro continuo de todos ellos, que es lo que necesitas cuando un proveedor asegura que entregó un palé y tú no lo recuerdas.

¿Dónde van las entregas refrigeradas?

Regístralas aquí y anota la temperatura en el registro de temperatura de recepción en cadena de frío, que recoge el vehículo, la lectura y la decisión de aceptar o rechazar.