Hoja de pérdidas y ganancias mensual para pymes

Para quién es

Un mes de actividad en una página. Ingresos y gastos van en dos columnas de una misma tabla, con las categorías habituales ya escritas, y el resumen muestra los ingresos, los gastos, la ganancia y el margen en porcentaje.

Autónomos y pequeñas empresas que quieren ver cada mes si el negocio ganó dinero, antes de que se lo diga su asesor contable a final de año.

Qué te ayuda a controlar

• Ingresos totales del mes, por origen
• Gastos totales del mes, por categoría
• Ganancia o pérdida, y el margen como porcentaje de los ingresos
• Doce hojas una junto a otra forman el año y muestran qué meses lo sostienen

Cómo usarla

1. Escribe arriba el negocio, el mes y si trabajas con criterio de caja o de devengo.
2. Anota los ingresos del mes de cada origen en la columna de ingresos (ventas, servicios, otros) y añade líneas para los tuyos.
3. Recorre las categorías de gasto y anota el total del mes de cada una en la columna de gastos; añade líneas para tus propias categorías.
4. Las versiones para el navegador y el libro de Excel suman las dos columnas y calculan la ganancia y el margen. En papel, suma cada columna y resta.
5. Usa una hoja por mes; en el libro de Excel, copia la hoja doce veces y compara.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

Caja o devengo: ¿qué anoto?

Cualquiera de los dos, pero con coherencia. Caja: lo que entró y salió este mes. Devengo: lo que se ganó y los gastos en que se incurrió este mes, se hayan pagado o no. Tu asesor contable y la normativa aplicable en tu país o región pueden exigir uno en concreto para la declaración; esta hoja sirve para ambos.

¿Incluyo los impuestos cobrados en las ventas?

Si cobras un impuesto sobre las ventas que luego ingresas a la administración, la mayoría de los negocios lo dejan fuera de los ingresos y de los gastos, porque no es suyo. Anota cifras netas y acláralo en las notas si tienes dudas.

¿A qué margen debería aspirar?

Al que permitan tu actividad y tus costos: aquí no hay ninguna cifra ni referencia de comparación. El margen se muestra para que veas cómo cambia de un mes a otro.

¿Por qué ingresos y gastos van en una sola tabla?

Para que un mes quepa en una página con espacio para tus propias líneas. Cada fila lleva un importe en la columna de ingresos o en la de gastos, nunca en las dos, y cada columna se suma por separado.

¿Es lo mismo que la hoja de ingresos y gastos?

Aquella recoge cada movimiento del año. Esta es el resumen mensual por categoría, que es justamente lo que es un estado de pérdidas y ganancias.