Registro de consultas y llamadas

Para quién es

Cada consulta que te llega, en una sola línea, con la parte que suele perderse: qué pasó después. Fecha y hora, quién era, cómo te encontró, qué quería, la acción tomada y si acabó convirtiéndose en trabajo.

Autónomos y pequeñas empresas que reciben consultas por teléfono, correo electrónico y formulario web, personal de recepción y oficina que registra llamadas, y cualquiera que quiera saber qué fuente de consultas merece lo que cuesta.

Qué te ayuda a controlar

• Quién llamó, cuándo y cómo volver a ponerte en contacto
• De dónde vino la consulta, para ver qué fuentes generan trabajo
• Qué pidió, con las palabras de quien llamaba
• La fecha de seguimiento, para que nada quede sin respuesta
• Cuántas consultas se convirtieron, contadas y expresadas como tasa

Cómo usarla

1. Escribe arriba el negocio, el periodo y quién lleva el registro.
2. Rellena la fila mientras la persona sigue al teléfono: los datos que piensas anotar luego son los que se pierden.
3. Anota el origen tal como lo describe quien llama, no como tú lo supones: pregúntale cómo te encontró.
4. Pon una fecha en la columna de seguimiento para todo lo que no hayas terminado, y repasa esa columna cada mañana.
5. Marca la columna de convertida cuando la consulta se convierta en una reserva, un pedido o un trabajo.
6. Las versiones en línea y de hoja de cálculo cuentan las consultas, las conversiones y la tasa entre ambas.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué cuenta como convertida?

Lo que tu negocio considere ganado: un trabajo reservado, un presupuesto aceptado, un pedido hecho. Decídelo una vez y sé constante, porque la tasa al pie de la hoja solo es comparable si la columna significa lo mismo todas las semanas.

¿Debo registrar todas las llamadas, incluidas las equivocadas?

Registra todo lo que fuera una consulta real, por pequeña que sea. Las llamadas equivocadas y las comerciales solo llenan la hoja, aunque hay quien lleva la cuenta en las notas.

¿Es una ficha de clientes?

No. Es el primer contacto y lo que hiciste al respecto. Los nombres que quieras conservar van en una hoja de cálculo de clientes, y el presupuesto o el trabajo que venga después, en un control de trabajos.

¿Pueden compartir un registro dos personas?

Sí: añade una nota en la columna o usa el espacio de notas para indicar quién atendió cada llamada. En la versión en línea, cada persona puede llevar su propia copia y luego se imprimen y archivan juntas.