Registro de inducciones y charlas informativas

Para quién es

La constancia de que a alguien se le explicó algo y lo firmó. Una línea por persona y sesión: la fecha, el nombre, lo que se trató, quién lo impartió, cuánto duró y una casilla para la firma del asistente.

Jefes de obra, supervisores, pequeños empleadores, clubes y coordinadores de voluntariado que dan la inducción a quien llega y charlas informativas a quien ya está, y que necesitan algo más que el recuerdo de haberlo hecho.

Qué te ayuda a controlar

• A quién se dio la inducción o la charla, y en qué fecha
• El tema tratado, escrito con suficiente claridad para que tenga sentido más adelante
• Quién impartió la sesión y cuánto duró
• La firma de cada asistente en la hoja impresa
• El tiempo dedicado a inducciones y charlas en el periodo

Cómo usarla

1. Escribe arriba el centro u organización, el periodo y quién es responsable del registro.
2. Usa una línea por persona, no una por sesión: la firma es de cada individuo.
3. Indica lo que se trató de verdad en lugar del nombre de una política: quien lo lea dentro de un año no recordará qué decía.
4. Anota quién la impartió y los minutos que duró.
5. Pide a cada asistente que firme la hoja impresa. La versión en línea recoge todo lo demás y se imprime con la columna de firma en blanco.
6. Archiva las hojas completas donde se guarden los demás registros de cada persona.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿La firma convierte esto en un documento legal?

Qué registros se exigen, y durante cuánto tiempo, depende de la normativa aplicable en tu país o región y de tus propias políticas. Esta hoja te da un registro claro, fechado y firmado; si cumple un requisito concreto es algo que debes comprobar tú.

¿Qué diferencia hay entre una inducción y una charla informativa?

La inducción es la primera toma de contacto de alguien nuevo en el centro o en el puesto; la charla es una sesión breve sobre un tema para quienes ya están. La columna de tipo las distingue en la misma hoja.

¿En qué se diferencia de un registro de charlas de seguridad?

Un registro de charla de seguridad recoge una sola charla con la lista de asistentes debajo. Este registro funciona al revés: una lista continua de todas las sesiones y todas las personas, más fácil de consultar cuando alguien pregunta qué ha recibido una persona concreta.

¿Puedo anotar los temas por adelantado?

Puedes preparar la hoja en papel de antemano, o escribir las sesiones en la versión en línea e imprimirla para que se firme ese día.