Control de gastos del negocio

Para quién es

Todos los gastos del negocio en una hoja continua. Cada fila recoge la fecha, una categoría, el proveedor, el concepto, la base y el impuesto, y si tienes el recibo; el total se rellena solo y el periodo se suma automáticamente.

Autónomos y pequeños negocios que entregan un montón de recibos al asesor, o hacen su propia declaración, y quieren que ese montón ya esté listado.

Qué te ayuda a controlar

• Lo que gastó el negocio en el periodo: base, impuesto y total
• Qué recibos todavía no tienes en tu poder
• El gasto por categoría, una vez ordenadas o filtradas las filas en el libro de Excel
• Una lista con la que tu asesor puede trabajar, en lugar de una caja de zapatos

Cómo usarla

1. Escribe arriba el negocio, el periodo y la cuenta de la que salió el dinero.
2. Anota cada gasto cuando se produce, a partir del recibo: fecha, categoría, proveedor, descripción, y la base y el impuesto que figuran en él.
3. Marca la columna de recibo cuando el papel o el PDF esté archivado. El resumen cuenta las filas que siguen sin marcar.
4. Deja que el navegador o el libro de Excel sumen las columnas; en papel, súmalas al pie cuando la página esté llena.
5. Empieza una hoja nueva cada mes o cada trimestre, según el periodo de tu declaración.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué cuenta como gasto del negocio?

Lo fija la normativa fiscal aplicable en tu país o región, no esta hoja. Anota todo lo que creas que puede valer, con su recibo, y deja que tu asesor o la normativa de tu país decidan qué es deducible.

¿Por qué separar la base y el impuesto?

Porque si estás registrado en un impuesto sobre las ventas normalmente necesitas el impuesto por separado, y si no lo estás, lo que gastaste es el total. Anotar las dos cosas cubre ambos casos. Si un recibo no muestra impuesto, pon el importe completo en la base.

¿Puedo anotar aquí los desplazamientos?

Aquí puedes poner los recibos de combustible. Los trayectos y las distancias van en el registro de desplazamientos y viajes de negocio, que calcula el importe a reclamar con la tarifa que introduzcas.

¿Cuánto tiempo debo guardar los recibos?

Mientras la autoridad tributaria pueda pedírtelos, lo que varía según el país. Guarda la hoja con ellos, porque es el índice del montón.