Registro de desplazamientos y viajes de negocio

Para quién es

Un registro de viajes que se convierte en una reclamación de gastos. Cada trayecto recoge la fecha, el origen y el destino, el motivo y el cuentakilómetros al inicio y al final; la distancia se calcula, se multiplica por la tarifa que introduzcas y se suman al lado el aparcamiento, los peajes o los billetes.

Trabajadores por cuenta propia y empleados que reclaman los viajes de trabajo, y pequeñas empresas que reembolsan al personal el uso de su propio vehículo.

Qué te ayuda a controlar

• La distancia de cada trayecto y el total, a partir de dos lecturas del cuentakilómetros
• El importe por distancia a la tarifa que te corresponda, calculado por trayecto
• Aparcamiento, peajes, billetes y otros gastos de viaje en la misma línea
• Un único total del periodo que pasa directamente al formulario de reclamación

Cómo usarla

1. Escribe arriba tu nombre, el vehículo y el periodo, y la tarifa por kilómetro o por milla que tienes derecho a reclamar.
2. En cada trayecto anota la fecha, el origen, el destino, el motivo y el cuentakilómetros al inicio y al final.
3. Añade en la última columna de dinero el aparcamiento, el peaje, el billete de tren u otro gasto de ese viaje.
4. Las versiones para el navegador y el libro de Excel calculan la distancia, el importe a tu tarifa y los totales. En papel, suma las columnas al pie.
5. Guarda con el registro los recibos de los demás gastos: la tarifa por distancia cubre el vehículo, no el aparcamiento.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la tarifa por distancia?

La que permita tu autoridad tributaria o pague tu empleador. Varía según el país, el tipo de vehículo y a veces la distancia recorrida en el año, y cambia. La introduces en el campo de arriba y la hoja multiplica; no se proporciona ninguna.

¿Necesito las dos lecturas del cuentakilómetros?

Dos lecturas son mejor prueba que una distancia anotada de memoria, porque se pueden cotejar con los registros de revisiones y de combustible. Si solo tienes la distancia, pon 0 como inicio y la distancia como final.

¿Puedo mezclar trayectos de trabajo y personales?

Usa este registro para los trayectos que reclamas. Los viajes personales no se pueden reclamar y enturbian el total; el registro de kilometraje del vehículo tiene una columna de trabajo/personal si necesitas ambos.

¿En qué se diferencia del registro de kilometraje del vehículo?

Aquel anota la distancia y el motivo para cualquier conductor. Este añade la tarifa, el importe a reclamar y los demás gastos de viaje, para quienes reciben un reembolso.