Registro de envíos y entregas

Para quién es

Una línea por cada cosa que sale por la puerta. Fecha, referencia del pedido, cliente y destino, cuántos bultos o artículos, quién lo transportó, cuánto costó el porte y quién firmó la recepción. Los bultos y el costo del porte se suman solos.

Pequeñas empresas que mandan mercancía en furgoneta, por mensajería o por correo, talleres que despachan trabajos terminados y cualquiera que haya tenido que demostrar que algo se envió sin encontrar el albarán.

Qué te ayuda a controlar

• Qué se despachó, qué día y con qué pedido
• Adónde fue y cuántos bultos o artículos formaban el envío
• Qué transportista lo llevó y cuánto costó el porte
• Quién firmó la recepción en destino
• Si tienes prueba de entrega, y el total de portes del periodo

Cómo usarla

1. Escribe arriba tu empresa, el periodo y quién lleva el registro.
2. Añade una línea cada vez que sale un envío, con tu referencia de pedido o factura para poder cruzarlo con los documentos.
3. Cuenta los bultos o artículos en lugar de calcularlos a ojo; ese número es la clave de cualquier reclamación al transportista.
4. Elige el transportista y anota el costo del porte según el albarán o la confirmación de la mensajería.
5. Escribe el nombre de quien firmó y marca la columna de prueba cuando tengas una firma, una foto o la confirmación del seguimiento.
6. Los totales y el resumen se calculan en el navegador y en el libro de Excel; en papel, suma las columnas al pie y pasa las líneas pendientes a la hoja siguiente.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué sirve como prueba de entrega?

Cualquier cosa que puedas presentar después: un albarán firmado, la página de seguimiento del transportista, una foto en la puerta. La marca indica que tienes algo; la columna de notas es el lugar para decir qué es y dónde está archivado.

¿Hay que anotar las recogidas?

Sí: pon «Recogido» como transportista y escribe quién lo recogió en la columna de firma. La mercancía que se lleva el propio cliente se pierde tan a menudo como la que se lleva una mensajería.

¿Cuánto tiempo debo guardar el registro?

Lo suficiente para responder a una reclamación, que en la práctica es más de lo que crees. Cuánto tiempo hay que conservar los registros lo fija la normativa aplicable en tu país o región, así que compruébalo en lugar de suponerlo.

¿Puedo usarlo para la mercancía que entra?

Este está pensado para lo que sale. Un registro aparte de entradas separa lo recibido de lo enviado, y es más fácil de consultar que un único libro mezclado.