Control de seguimiento de presupuestos

Para quién es

Los presupuestos que enviaste y lo que pasó después. Una línea por presupuesto con el cliente, el valor y la fecha de envío, una columna para el día en que hiciste el seguimiento y un resultado que eliges tú. Los días desde el envío y el valor ganado se calculan solos.

Profesionales de oficios y pequeñas empresas que presupuestan más trabajos de los que consiguen y pierden la pista de qué presupuestos siguen vivos, y cualquiera que haya encontrado un presupuesto sin respuesta tres meses después y se haya preguntado si una llamada lo habría cerrado.

Qué te ayuda a controlar

• Cada presupuesto que enviaste, con su referencia y su valor
• Cuántos días han pasado desde que salió cada uno
• Cuándo hiciste el último seguimiento, para no llamar a nadie dos veces en una semana
• Qué presupuestos se ganaron, se perdieron o siguen esperando respuesta
• El valor presupuestado y el valor ganado en el periodo

Cómo usarla

1. Escribe arriba tu negocio, el periodo y la moneda.
2. Añade una línea cuando salga cada presupuesto: tu propia referencia, la fecha de envío, el cliente y unas palabras sobre el trabajo.
3. Pon el valor presupuestado en la columna de importe, con o sin impuestos según prefieras; sé coherente e indica cuál en las notas.
4. Deja el resultado como enviado hasta que te respondan, y luego cámbialo a recordado, ganado, perdido o sin respuesta.
5. Anota la fecha cada vez que hagas un seguimiento. Los días desde el envío, el valor ganado y los totales se calculan en la versión web y en el libro de Excel; en papel, cuenta los días y suma hacia abajo.
6. Lee el resumen al final del periodo y pasa las líneas sin respuesta a la hoja siguiente.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debo esperar antes de hacer el seguimiento de un presupuesto?

La hoja no lo dice, porque depende del oficio, del cliente y del trabajo. Muestra cuántos días han pasado desde que salió cada presupuesto y cuándo llamaste por última vez, y deja la decisión en tus manos.

¿Qué incluye la cifra de valor ganado?

Solo las filas cuyo resultado es ganado. Todo lo demás cuenta como cero, así que un presupuesto en enviado o recordado no infla el total.

¿Es útil la proporción del valor ganado?

Es el valor ganado dividido entre todo lo presupuestado en el periodo, lo que dice algo sobre tus precios y algo sobre los trabajos a los que te presentas. Es una medida, no un objetivo, y aquí no hay ninguna cifra que diga cuál debería ser.

¿Los importes deben incluir impuestos?

Da igual, siempre que sea lo mismo en todas las filas. La mayoría lleva el control de los presupuestos sin impuestos, porque eso es lo que vale el trabajo para ellos.

¿Qué pasa con un presupuesto que se revisa?

Sobrescribe el importe y anota la fecha en la columna de notas, o añade una segunda línea con una referencia nueva y marca la primera como perdido. Conservar las dos es más honesto si quieres ver con qué frecuencia rehaces un precio.