Registro de kilometraje del vehículo

Para quién es

Un registro de kilometraje, trayecto a trayecto, que se suma solo. Cada fila recoge la fecha, adónde fuiste y por qué, y el odómetro al inicio y al final; la distancia se calcula por ti y al pie aparece el total acumulado.

Conductores autónomos, empleados que reclaman sus trayectos de trabajo y cualquiera que tenga que demostrar cuánto recorrió un vehículo y para qué.

Qué te ayuda a controlar

• La distancia de cada trayecto, a partir de las dos lecturas del odómetro
• El total de la página, del mes o del periodo de la solicitud
• Los trayectos de trabajo y los personales por separado, si los marcas
• Un registro con fechas, destinos y motivos que pueda seguir una solicitud de reembolso o una auditoría

Cómo usarla

1. Escribe arriba el vehículo y el periodo que abarca el registro.
2. Anota el odómetro al inicio de cada trayecto y otra vez al final. Dos lecturas, no una.
3. Anota en pocas palabras adónde fuiste y por qué: la columna del motivo es la que se examina en una solicitud de reembolso.
4. Marca cada trayecto como de trabajo o personal si necesitas separarlos.
5. Suma la distancia al pie de la página; las versiones para navegador y hoja de cálculo lo hacen mientras escribes.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué tarifa debo reclamar por kilómetro o milla?

La que fije tu administración tributaria o tu empleador, que cambia y varía según el país. Este registro anota la distancia y el motivo; la tarifa se aplica aparte y no figura aquí.

¿Necesito el odómetro o basta con la distancia?

Las dos lecturas son más seguras. Una distancia sola no se puede comprobar; dos lecturas del odómetro pueden cotejarse con una factura del taller o un recibo de combustible.

¿Cuánto tiempo debo guardarlo?

Mientras la solicitud pueda ponerse en duda. Los plazos de conservación los fija la normativa fiscal de tu país o región, así que compruébalos en lugar de suponerlos.

¿Es lo mismo que el control de combustible?

No. Este registra trayectos y distancias. El control de gastos de combustible registra las cargas y calcula el costo por distancia. Mucha gente lleva los dos.