Registro de órdenes de compra

Para quién es

Una línea numerada por cada pedido que haces. Proveedor, lo pedido, el importe neto y el impuesto que te cobraron, con el total calculado, una marca cuando llega la mercancía y espacio para el número de la factura que llega después.

Pequeñas empresas que hacen pedidos en papel o por correo electrónico sin un sistema que los guarde, y cualquiera que concilie el extracto de un proveedor con lo que realmente se pidió y realmente llegó.

Qué te ayuda a controlar

• Cada pedido que has hecho, por orden de número
• A quién se envió y qué incluía
• El neto, el impuesto cobrado y el total del pedido
• Si la mercancía ha llegado
• El número de factura del proveedor, para emparejar cada pedido con su factura

Cómo usarla

1. Escribe arriba tu negocio, el periodo, la moneda y la numeración que usas para los pedidos.
2. Añade una línea cada vez que hagas un pedido: tu número de pedido, la fecha, el proveedor y lo que pediste.
3. Anota el importe neto y el impuesto que te cobra el proveedor, tal como figuran en el presupuesto o en la confirmación del pedido. Ningún porcentaje de esta hoja es nuestro.
4. Marca recibido cuando lleguen la mercancía o el trabajo, y anota la fecha de entrega en las notas si importa.
5. Añade el número de factura del proveedor cuando llegue la factura, para que el pedido, la entrega y la factura cuadren.
6. El total del pedido, los totales de las columnas y el resumen se calculan en la versión web y en el libro de Excel; en papel, suma en horizontal y en vertical.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que usar números de pedido?

No son necesarios para que el registro funcione, pero acortan mucho cualquier consulta con un proveedor. Sirve cualquier secuencia (un número correlativo, o el año y un número) siempre que la uses en el pedido que envías.

¿Y si la factura no coincide con el pedido?

Deja las cifras del pedido tal como se hicieron y anota la diferencia en esa fila. Un registro que se corrige en silencio para que coincida con la factura no puede mostrarte a un proveedor que cobra de más.

¿Las entregas parciales van en una línea o en dos?

En una, sin marcar recibido hasta que llegue la última parte y con una nota de lo que falta. Divídela en dos líneas solo si el proveedor la factura dos veces.

¿La columna de impuesto es una cifra a recuperar?

Es solo lo que te cobró el proveedor. Si puedes recuperar una parte, y cómo, depende de tu situación fiscal y de la normativa aplicable en tu país o región: es una pregunta para tu asesor.