Control de costos de alquiler de herramientas y maquinaria

Para quién es

Qué alquilaste, durante cuánto tiempo y cuánto costó. Cada línea recoge el equipo, la empresa de alquiler, el día de salida y el de devolución, y calcula los días de alquiler y el costo a la tarifa que te dieron, más transporte, combustible o daños.

Constructores, empresas de movimiento de tierras y pequeños contratistas que alquilan maquinaria y herramientas por días, y cualquiera que repercuta el alquiler a una obra y necesite que la cifra sea correcta.

Qué te ayuda a controlar

• Cada equipo alquilado y a quién se le alquila
• El día que salió y el día que se devolvió
• Cuántos días son, contados automáticamente
• El costo del alquiler a tu tarifa, más transporte, combustible y daños
• Cuánto ha costado el alquiler en una obra o en un periodo, y cuánto se ha repercutido

Cómo usarla

1. Escribe arriba tu empresa, la obra o el lugar y la moneda.
2. Añade una línea por equipo cuando sale de alquiler, con la empresa y su número de contrato o albarán en las notas.
3. Anota la fecha de salida. Deja en blanco la fecha de devolución hasta que se devuelva de verdad: para eso sirve una línea abierta.
4. Pon en la columna de tarifa la tarifa diaria que te dieron. Todas las tarifas de esta hoja son las que te dieron a ti, no las proporcionamos nosotros.
5. Añade los cargos de entrega, recogida, combustible o daños en la columna de cargos extra.
6. Los días de alquiler y el costo se calculan en el navegador y en el libro de Excel; en papel, cuenta los días, multiplica y suma los extras. Marca «Repercutido» cuando ya figure en la factura de un cliente.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se cuentan los días?

Desde la fecha de salida hasta la de devolución, como un simple recuento de días. Cada empresa de alquiler cobra según sus propias reglas (medios días, tarifas de fin de semana, periodos mínimos), así que compara la cifra con la factura y anota cualquier diferencia.

¿Y si algo sigue alquilado?

Deja en blanco la fecha de devolución. Los días y el costo de esa línea quedan vacíos hasta que la rellenes, lo que hace fácil localizar las líneas abiertas cuando te preguntas qué sigue fuera.

¿Dónde van los cargos por daños y limpieza?

En la columna de cargos extra, con una palabra en las notas. Forman parte de lo que costó el alquiler y van en la misma línea que el equipo.

¿Puedo usarlo para repercutir el alquiler a un cliente?

Sí. La columna de costo es lo que salió el alquiler; lo que le cobres al cliente por él lo decides tú y va en la factura. Marca «Repercutido» para que nada se facture dos veces ni se olvide.

¿Sirve para las herramientas que tengo en propiedad?

No: es para lo que alquilas. Lo que es tuyo va en un inventario de activos o de herramientas, y lo que alquilas a otros, en un inventario de flota de alquiler.