Registro de proveedores y subcontratistas

Para quién es

Una línea por cada proveedor y subcontratista con el que trabajas. Qué te suministra, con quién hablas, el número de cuenta y las condiciones que pactaste, cuándo le vence el seguro y cuánto has gastado con él hasta ahora.

Oficios y pequeñas empresas que subcontratan parte del trabajo, quien necesita comprobar el seguro de un contratista antes de que empiece y negocios en los que una sola persona guarda todos los datos de los proveedores en la cabeza o en el teléfono.

Qué te ayuda a controlar

• Quién suministra qué y el número de cuenta que debes indicar
• Un contacto con nombre y un número con el que localizarlo
• Las condiciones pactadas con cada uno, con tus propias palabras
• Cuándo vence el seguro de cada contratista, con la cuenta atrás desde hoy
• Cuánto has gastado con cada proveedor en el periodo

Cómo usarla

1. Escribe tu empresa, la fecha a la que corresponden las cifras y la moneda en la parte superior.
2. Añade una línea por proveedor o subcontratista, con una breve descripción de lo que realmente suministra y no solo su nombre comercial.
3. Anota el contacto por su nombre y el teléfono o correo con el que llegas a esa persona, no una centralita.
4. Escribe las condiciones tal como las pactaste con ese proveedor. La hoja no propone ninguna ni opina sobre qué es lo normal.
5. Introduce la fecha de vencimiento que figura en el certificado de seguro que te entregaron; la columna de días restantes hace la cuenta atrás en el navegador y en el libro de Excel, y muestra una cifra negativa cuando ya ha vencido.
6. Actualiza la columna de gasto al final de cada periodo y vuelve a pedir el certificado antes de que los días restantes lleguen a cero.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué seguro debe tener un contratista?

Depende por completo del trabajo, del país y a menudo del cliente, así que este registro solo pide la fecha de vencimiento del certificado que te mostraron. Qué cobertura hace falta es algo que debes consultar con tu aseguradora y con la normativa aplicable en tu país o región.

¿Por qué anotar las condiciones en lugar de imprimir unas estándar?

Porque las condiciones de pago se pactan entre tú y el proveedor, y son distintas en cada cuenta. La columna admite lo que hayáis acordado; aquí nada sugiere una cifra.

¿Es lo mismo que el registro de órdenes de compra?

No. Aquel registro lleva una línea por pedido. Este lleva una línea por proveedor, con los datos que necesitas antes siquiera de hacer un pedido. La mayoría de los negocios usan los dos.

¿Cómo relleno la columna de gasto?

Suma lo que le has pagado a ese proveedor en el periodo a partir de tus registros de gastos o del registro de órdenes de compra, y escribe arriba la fecha de las cifras para que el total tenga sentido.

¿Sirve para subcontratistas puntuales?

Sí, y merece la pena. La línea que dice quién hizo aquel trabajo hace dos años, y si estaba asegurado, es justo la que querrás tener cuando surja una pregunta.