Control de trabajos y proyectos

Para quién es

Todos los trabajos en marcha, con el dinero al lado. Cada fila es un trabajo con su cliente, su estado, el importe presupuestado, facturado y cobrado, y una fecha de vencimiento; el saldo pendiente se calcula y las columnas se suman.

Oficios, profesionales independientes y pequeñas empresas con varios trabajos a la vez, que necesitan saber de un vistazo qué está reservado, qué está hecho y quién les debe todavía.

Qué te ayuda a controlar

• En qué punto está cada trabajo: presupuestado, reservado, en curso, terminado, facturado o cobrado
• Cuánto se ha presupuestado, facturado y cobrado en toda la lista
• Lo que aún se debe, trabajo por trabajo y en total
• Qué trabajos vencen primero

Cómo usarla

1. Escribe arriba el negocio y el periodo que abarca el control.
2. Añade una fila cuando presupuestes un trabajo: el trabajo, el cliente y el importe presupuestado.
3. Avanza el estado a medida que progresa el trabajo (reservado, en curso, terminado, facturado, cobrado) y rellena los importes facturados y cobrados cuando se produzcan.
4. La columna de pendiente y los totales se actualizan solos en línea y en el libro de Excel; en papel, suma al pie.
5. Ordena o filtra por estado en el libro de Excel para ver solo lo que está en marcha.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Sustituye a la facturación?

No. Es la visión de conjunto. Emite la factura con el generador de facturas o con tu propio sistema y luego anota aquí el importe para que la cifra pendiente sea correcta.

¿Y si un trabajo se cobra por fases?

Ve sumando los importes facturados y cobrados a medida que llegan, o usa una fila por fase con la fase en el nombre del trabajo. En los dos casos, la columna de pendiente muestra la diferencia.

¿Qué hago con un trabajo cancelado?

Pon el estado en cancelado y deja las columnas de dinero en blanco o con lo que realmente se facturó y cobró. Los totales reflejarán solo las cifras introducidas.

¿Puedo controlar el tiempo de cada trabajo?

En esta hoja, no. Para las horas, usa la hoja de horas de los empleados, y para los costos de un solo trabajo, la hoja de costos por trabajo de este sitio.