Inventario de la flota de alquiler de herramientas

Para quién es

La flota de alquiler anotada máquina por máquina. Número de activo, número de serie, si está en el patio o con un cliente, la tarifa diaria que cobras y lo que costaría reponerla, con el total de la flota al pie.

Empresas de alquiler de herramientas y maquinaria, almacenes de materiales de construcción con servicio de alquiler y contratistas que alquilan su propio equipo entre obra y obra.

Qué te ayuda a controlar

• Cada máquina de la flota con su número de activo y su número de serie
• Si cada una está disponible, alquilada, en revisión o fuera de la flota
• La tarifa diaria que cobras por ella, en un solo sitio y no en tres cabezas
• El valor de reposición de la flota, para el seguro y la financiación
• Cuántas máquinas están generando ingresos y cuántas están paradas

Cómo usarla

1. Rellena el encabezado con la empresa, el depósito o patio, quién elabora la lista y la fecha.
2. Da a cada máquina una línea con su propio número de activo. Copia el número de serie o de bastidor de la placa: es lo que pedirán la aseguradora y la policía.
3. Indica el estado de cada máquina mientras recorres el patio. Lo que no encuentres está alquilado o ha desaparecido, y este es el momento de averiguar cuál de las dos cosas.
4. Introduce tu propia tarifa diaria y tu propio valor de reposición. La hoja no aporta ninguno de los dos: las tarifas dependen de tu mercado y los valores de lo que pagaste y de lo que vale ahora la máquina.
5. Los valores de cada línea, los totales y el resumen se calculan en la versión en línea y en el libro de Excel; en papel, multiplica en cada línea y suma las columnas.
6. Vuelve a contar con la frecuencia que fije tu propia política de existencias y guarda la hoja con los registros de mantenimiento de la flota.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué va en la columna de tarifa diaria?

Tu tarifa publicada para esa máquina, con el criterio con que presupuestes (por día, por medio día o por semana), siempre que la columna sea coherente. Aquí no se aporta ninguna tarifa; son tuyas.

¿En qué se diferencia de una hoja de salida y devolución de alquiler?

Esa hoja registra el estado de una máquina al salir y al volver. Esta es la lista permanente de toda la flota: qué existe, dónde está y cuánto vale.

¿Puedo ver qué parte de la flota está fuera?

Sí. Indica el estado de cada línea y el resumen cuenta las máquinas alquiladas frente al total de la flota. Si ordenas por estado en la hoja de cálculo, tienes la lista de lo que hay que reclamar.

¿Incluyo consumibles y accesorios?

Los accesorios que se alquilan por separado merecen su propia línea con su propio número de activo. Hojas de sierra, discos y combustible son existencias, no flota, y van en una hoja de consumibles.