Inventario del equipamiento del salón comunitario

Para quién es

Lo que tiene el salón, armario por armario. Cada línea indica cuántos hay, cuánto valen, en qué estado están y si pertenecen al salón o a un grupo que lo usa.

Patronos, miembros de la junta y conserjes de salones vecinales, locales scout, salones parroquiales y centros comunitarios: quienes tienen que renovar el seguro y responder a quien alquila el salón cuando dice que faltan una docena de sillas.

Qué te ayuda a controlar

• Lo que hay en el salón, de las sillas apilables a los termos de agua caliente, y en qué almacén está
• Cuántas unidades hay de cada cosa, para comparar el recuento de quien alquila con un registro
• El valor de reposición del contenido, para la renovación del seguro
• Si un artículo pertenece al salón o a un grupo que guarda allí su equipo
• El estado de cada línea, para que la junta pueda planificar las reposiciones

Cómo usarla

1. Rellena el encabezado con el salón, la dirección, quién hace el recuento y la fecha.
2. Recorre almacén por almacén (sala principal, cocina, almacén de sillas, desván) y da a cada tipo de artículo una línea con la cantidad.
3. Indica a quién pertenece cada artículo. Los salones acumulan equipos de los grupos usuarios, y la cuestión del seguro es distinta para ellos.
4. Introduce un valor por artículo según el criterio que use tu aseguradora e indica ese criterio al pie. Aquí no se aporta ningún valor.
5. Los valores de cada línea, los totales y el resumen se calculan en la versión en línea y en el libro de Excel; en papel, multiplica en cada línea y suma la columna.
6. Lleva la hoja a la reunión de la junta antes de renovar el seguro y vuelve a contar después de cualquier evento grande.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Hay que anotar los equipos de los grupos usuarios?

Anótalos y márcalos en la columna de propietario. Están guardados en tu local y se echarán de menos si desaparecen, pero la cobertura y la responsabilidad pueden corresponder al grupo y no al salón.

¿Cada cuánto conviene hacer un recuento?

Eso lo decide la junta; la mayoría de los salones lo hacen coincidir con la renovación del seguro o con la asamblea anual. Más que la frecuencia, importa que el recuento esté fechado y firmado, para que el siguiente tenga con qué compararse.

¿Y la vajilla y los cubiertos?

Cuéntalos por juegos o por docenas e indica cuál en la columna de artículo. Nadie cuenta doscientas cucharillas dos veces, pero «vajilla, aprox. 8 docenas» en una hoja fechada sigue valiendo la pena.

¿Dónde anoto lo que hay que reponer?

En la columna de estado, y el detalle en las notas al pie. Todo lo marcado como malo es la lista que la junta debería mirar al fijar el presupuesto.