Inventario y valoración de existencias de tienda

Para quién es

Un recuento de tienda valorado dos veces: una por lo que te costaron las existencias y otra por el precio al que están en el estante. Sección, producto, código de barras, cantidad y los dos precios en cada fila.

Comerciantes independientes, vendedores de mercado y encargados de tienda que cuentan al cierre del ejercicio o antes de unas rebajas y necesitan una cifra de existencias para la contabilidad y otra de estante para ellos mismos.

Qué te ayuda a controlar

• Qué hay en la sala de ventas y en el almacén, agrupado por sección
• La cantidad de cada producto, con su código de barras o de proveedor para volver a pedirlo
• El valor de las existencias a precio de costo, para la contabilidad
• El valor de esas mismas existencias a precio de venta, para planificar unas rebajas
• Los productos que inmovilizan más dinero, una vez sumada la hoja

Cómo usarla

1. Escribe arriba la tienda, la sección o zona, quién cuenta y la fecha.
2. Trabaja un mueble o tramo de estantería cada vez. Anota el producto, su código y su sección, y luego la cantidad contada.
3. Introduce en cada línea tu costo unitario y tu precio de venta actual. Usa el precio vigente el día del recuento e indica cualquier producto que ya esté rebajado.
4. El valor a costo y el valor a precio de venta se calculan por línea en el navegador y en el libro de Excel, junto con los totales y el resumen. En papel, multiplica en cada línea.
5. Cuenta el almacén en una hoja aparte o marca bien sus líneas, para poder distinguir después las existencias de sala de las de trastienda.
6. Guarda la hoja firmada con los papeles del cierre del ejercicio; el total a costo es la cifra que pedirá la contabilidad.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué cifra necesita mi contabilidad, la de costo o la de venta?

Normalmente la de costo. El total a precio de venta es para tu propia planificación: muestra lo que se ingresaría con esas existencias a los precios de hoy y cuánto margen hay para una rebaja. Consulta con tu contador qué base espera.

¿Calcula mi margen?

Muestra los dos totales uno al lado del otro, que es la materia prima de un margen, pero no aplica ningún porcentaje por su cuenta. Cualquier cifra de recargo o de margen la calculas tú con tus propios números.

¿Cómo registro las existencias rebajadas?

Anota en la columna de precio de venta el precio al que realmente se vende y escribe «rebajado» en la sección o en una nota. Así el total a precio de venta refleja la tienda tal como está y no como estaba etiquetada.

¿Puedo contar toda la tienda en una sola hoja?

En una tienda pequeña, sí: la hoja impresa continúa en una segunda página y la versión para el navegador añade todas las filas que necesites. En las tiendas más grandes suele ser más rápido revisar una hoja por sección.