Inventario de equipos audiovisuales y de escenario

Para quién es

El equipo de sonido, iluminación y escenario del local, anotado según el flight case en que va. Número de activo, número de serie, cantidad, estado y valor en cada línea, para que el recuento del desmontaje y la cifra del seguro salgan de la misma hoja.

Jefes técnicos y equipos técnicos de teatros, iglesias, colegios y salas pequeñas, y empresas de alquiler audiovisual que necesitan saber qué tienen antes de saber qué está fuera.

Qué te ayuda a controlar

• Cada micrófono, foco, mesa, altavoz y pieza de escenario que tiene el local
• El flight case, rack o almacén donde va cada equipo, para comprobarlo en el desmontaje
• Los números de activo y de serie para garantías, reparaciones y seguro
• El estado de cada equipo, incluido lo que esté averiado ahora mismo
• El valor del inventario según las cifras que introduzcas

Cómo usarla

1. Rellena el encabezado con el local o la empresa, el almacén que se cuenta, quién hace el recuento y la fecha.
2. Trabaja flight case por flight case, no estante por estante. Escribir el número de flight case en cada línea convierte esta hoja en la lista de comprobación del final de cada evento.
3. Da a cada equipo con número de serie su propia línea; agrupa cables, abrazaderas y consumibles por tipo con una cantidad.
4. Anota el estado y usa la opción de averiado para lo que esté en el flight case pero no deba salir hasta que se repare.
5. Introduce un valor por equipo según el criterio que uses para el seguro e indícalo al pie. Los valores de cada línea, los totales y el resumen se calculan solos.
6. Vuelve a contar después de cada evento grande y guarda la hoja con la documentación técnica del local.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia de una hoja de salida de equipos para eventos?

Una hoja de salida sigue el equipo a un trabajo y de vuelta, para un solo evento. Esta es la lista permanente de todo lo que tienes en propiedad, con valores: aquello de lo que sale una hoja de salida.

¿Por qué anotar por flight case y no por tipo?

Porque así se mueve el equipo. Un flight case que debería llevar ocho micrófonos y lleva siete es un problema que ves en el desmontaje, que es cuando todavía puedes hacer algo.

¿De verdad hay que contar los cables?

Por tipo y longitud, una línea cada uno, con una cantidad. Nadie pone número de serie a un cable, pero conviene saber cuántos hay antes de una función y no durante ella.

¿Y el equipo alquilado a terceros?

Déjalo fuera de esta hoja: no te corresponde valorarlo. Anótalo en las notas o lleva una hoja de control de alquiler para el equipo que entra y vuelve a salir.