Hoja de inventario de bar y bebidas

Para quién es

Un recuento del bar que muestra el movimiento, no solo un total. Recuento inicial, lo que entró y recuento final, con el consumo calculado por producto y las existencias finales valoradas a tu propio precio de costo.

Encargados de barra, dueños de bares, responsables de clubes y equipos de barras para eventos que cuentan al final de un periodo y quieren la cifra de consumo sin usar la calculadora.

Qué te ayuda a controlar

• Qué había en la estantería al principio del periodo y qué queda al final
• Las entregas recibidas entre medias, para que la cifra de consumo sea fiable
• Cuánto se consumió de cada producto, ya calculado
• Cuánto valen las existencias finales según tu propio costo unitario
• Qué productos se agotan más rápido, comparando la hoja de un periodo con la del siguiente

Cómo usarla

1. Escribe el local, la barra o zona y el periodo que abarca el recuento, y después quién cuenta y quién revisa.
2. Anota cada producto por su nombre y su unidad (botella, barril, caja, litro) y mantén la misma entre recuentos, porque la cifra de consumo depende de ello.
3. Copia el recuento final de tu último inventario en la columna inicial y luego anota cada entrega recibida durante el periodo.
4. Cuenta lo que hay físicamente al final y escríbelo en la columna final. Cuenta las botellas empezadas como se haga normalmente en tu local y mantén ese método.
5. Introduce el costo unitario; el consumo, el valor de cada línea, los totales y el resumen se calculan en el navegador y en el libro de Excel. En papel, suma el inicial y las entradas y resta el recuento final.
6. Archiva la hoja y pasa las cifras finales a la columna inicial del periodo siguiente.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cómo cuento las botellas empezadas?

Como ya lo haga tu local (por décimas, por peso o a ojo), siempre que todos los recuentos usen el mismo método. La hoja no impone ninguno, porque si cambias de método ya no se pueden comparar dos periodos.

¿Calcula el porcentaje de beneficio bruto?

No. Da el consumo en unidades y el valor de las existencias, que son datos del recuento. Convertirlos en un margen requiere tus cifras de ventas y tus propios precios, que están en tu sistema de caja.

¿Puedo contar la bodega y la barra por separado?

Sí, y suele quedar más claro. Imprime una hoja por zona con la zona indicada en el encabezado, o usa una copia distinta en el navegador para cada una; después se pueden sumar.

¿Y la cristalería y el equipo del bar?

Son bienes y no existencias, así que encajan mejor en un inventario de equipos. Esta hoja es para lo que se sirve y se vende.