Inventario de suministros médicos

Para quién es

Un recuento del armario de la sala de curas, lote por lote. Cada línea lleva su número de lote y su fecha de caducidad, y los días restantes y el valor en existencia se calculan a medida que la rellenas.

Responsables de consultas y clínicas, coordinadores de primeros auxilios, personal de residencias y cualquiera que se encargue de un armario de consumibles con fecha que no pueden dejarse caducar.

Qué te ayuda a controlar

• Qué consumibles hay y en qué armario o sala
• El número de lote de cada línea, para la trazabilidad si se retira alguno del mercado
• La fecha de caducidad y cuántos días quedan desde hoy
• La cantidad en existencia y su valor según tu propio costo unitario
• Quién hizo el recuento y cuándo, para que la próxima revisión sepa por dónde empezar

Cómo usarla

1. Escribe el centro, la sala o el armario que se cuenta, quién cuenta y la fecha.
2. Anota una línea por producto y tamaño de envase. Si un producto está en dos lotes con fechas distintas, dale a cada lote su propia línea.
3. Copia el número de lote y la fecha de caducidad del envase, no de memoria: son los datos que se piden si se retira un producto.
4. Introduce la cantidad en existencia y tu costo unitario. Los días restantes, el valor de cada línea, los totales y el resumen se calculan en el navegador y en el libro de Excel.
5. Repasa la columna de días restantes y retira lo que esté cerca de su fecha. Para lo que salga del estante, sigue el procedimiento de eliminación de tu organización.
6. Firma y fecha la hoja, y archívala con tus otras revisiones para poder mostrar una serie de recuentos.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿La hoja me dice cuándo volver a pedir o qué debo tener?

No. Los niveles de existencias, los puntos de pedido y lo que debe contener un armario los fija tu propio servicio y la normativa aplicable en tu país o región. La hoja registra lo que realmente hay y cuándo caduca.

¿Cómo funciona la columna de días restantes?

Cuenta los días entre hoy y la fecha de caducidad que introdujiste, así que cambia cada vez que se abre la versión para el navegador o el libro de Excel. En la hoja impresa, la columna se rellena a mano en el momento del recuento.

¿Por qué una línea por lote?

Porque lo que se retira es un lote, y una fecha de caducidad pertenece a un lote, no a un producto. Con dos lotes en una línea se pierde una de las dos fechas.

¿Es un registro de estupefacientes?

No, y no debe usarse como tal. El registro de medicamentos controlados tiene su propio formato obligatorio y sus propias normas de manejo según dónde estés; esta hoja es para consumibles y material generales.