Inventario de equipos informáticos

Para quién es

Cada equipo, monitor, teléfono y switch, con los datos que necesitas cuando uno falla. Etiqueta y número de serie, quién lo tiene, cuándo se compró, cuándo vence la garantía y cuánto vale en tu contabilidad.

Técnicos de informática, responsables de oficina y pequeñas empresas sin consola de gestión: cualquiera que haya tenido que llamar a un proveedor y reconocer que no encuentra el número de serie.

Qué te ayuda a controlar

• Qué equipos hay, qué son y dónde está anotado su número de serie
• Quién tiene cada dispositivo, para recoger completo el equipo de quien se va
• Cuándo se compró cada artículo y cuándo termina su garantía o su cobertura de soporte
• El valor de los equipos en uso, para el seguro y para presupuestar reposiciones
• Un registro etiqueta por etiqueta con el que cotejar un recuento físico

Cómo usarla

1. Rellena el encabezado con la organización, la sede, quién elabora la lista y la fecha de revisión.
2. Asigna a cada dispositivo una etiqueta o referencia propia si no la tiene y anótala en la primera columna, para poder emparejar después la hoja con el equipo.
3. Copia el número de serie exactamente como aparece en el dispositivo. Es el dato que te pedirá el proveedor y el que nadie encuentra debajo de un escritorio cuando hace falta.
4. Anota quién tiene el dispositivo, la fecha de compra y la fecha en que termina la garantía o el contrato de soporte. Para el material aún sin asignar, escribe la ubicación del almacén en lugar de un nombre.
5. Introduce el costo unitario con la base que use tu contabilidad; el valor de cada línea, los totales y el resumen se calculan solos en el navegador y en el libro de Excel.
6. Consulta la columna de garantía antes de autorizar cualquier reparación y revisa toda la lista cuando alguien se incorpore o se vaya.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cada portátil debe ir en su propia línea?

Sí, si tiene número de serie: la idea de esta hoja es que cada línea identifique un equipo. Agrupa solo los consumibles sin número de serie, como cables o adaptadores, usando la columna de cantidad.

¿Qué pongo en la columna de etiqueta si no etiquetamos los equipos?

Cualquier cosa coherente: un código corto, el número de la sala más un dígito o los cuatro últimos caracteres del número de serie. Una etiqueta que inventas y pegas se dicta por teléfono con más facilidad que un número de serie largo.

¿Sirve para controlar licencias de software?

No: es un recuento de hardware. Las licencias, renovaciones y suscripciones van en una hoja de renovaciones, donde el costo se repite; esta hoja valora los artículos que son tuyos.

¿Se puede usar cuando alguien se va o se incorpora?

Filtra u ordena por la columna de asignado y tendrás la lista de lo que tiene una persona. La versión para el navegador guarda los datos en tu propio navegador, así que puedes imprimir una copia provisional para el traspaso.