Hoja de inventario de alimentos para restaurante

Para quién es

Un recuento de cocina que te dice qué pedir además de qué tienes. Cada línea indica su zona de almacenamiento, tu propio nivel par, lo que realmente hay, lo que falta y la fecha de consumo más próxima.

Jefes de cocina, responsables de cocina y supervisores de catering que cuentan antes de hacer el pedido, y cualquiera que tenga que entregar a contabilidad el valor de las existencias al cierre del periodo.

Qué te ayuda a controlar

• Qué hay en la despensa, los refrigeradores, la cámara y el congelador
• Lo que falta respecto al nivel par que fijaste para cada producto
• La fecha de consumo más próxima de cada producto, para usar primero lo más antiguo
• El valor de los alimentos en existencia según tu propio costo unitario
• Un recuento fechado para entregar a contabilidad al cierre del periodo

Cómo usarla

1. Escribe el local, el periodo y quién cuenta. Cuenta siempre en el mismo momento de la semana, normalmente después del servicio y antes de que llegue el pedido.
2. Anota cada producto con su zona de almacenamiento y la unidad en que lo compras: kilo, caja, bandeja, unidad. Mantén la misma unidad entre recuentos.
3. Fija tu propio nivel par para cada producto: la cantidad que quieres tener al final de un recuento. Aquí no se sugiere ninguno; depende de tu carta, tus entregas y tu espacio de almacenamiento.
4. Cuenta lo que hay y anótalo en la columna de disponible. Apunta la fecha de consumo más próxima que veas en ese producto.
5. Lo que falta, el valor de cada línea, los totales y el resumen se calculan en el navegador y en el libro de Excel; en papel, resta en cada fila y suma cada columna.
6. Haz el pedido según la columna de faltante y archiva la hoja: las cifras de disponible son la base de tu costo de alimentos.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un nivel par y cuál debería ser el mío?

Es la cantidad que quieres tener en la estantería al final de un recuento, y depende de lo rápido que gastes el producto y de la frecuencia de las entregas. Aquí no se sugiere ninguna cifra porque depende de tu carta y del calendario de tu proveedor.

¿Por qué solo hay una fecha de consumo por línea?

Porque la que importa es la más próxima. Si un producto tiene existencias con fechas muy distintas, divídelo en dos filas para que no se pierda ninguna fecha.

¿Sustituye a los registros de temperatura y seguridad alimentaria?

No. Esto es un recuento y una valoración. Las temperaturas de refrigeradores y congeladores, y los registros que las acompañan, van en su propia hoja de registro.

¿Puedo contar cada zona de almacenamiento por separado?

Sí: ordena las líneas por zona o imprime una hoja por zona con la zona indicada en el encabezado. Los totales siguen cuadrando al juntar las hojas.