Inventario y control de salida de equipos para eventos

Para quién es

La hoja que sale con la furgoneta y vuelve con ella. Se cuenta a la salida y al regreso, y lo que falta en cada línea queda calculado en lugar de discutirse en un estacionamiento a medianoche.

Equipos de eventos y producción, personal de audiovisuales y alquiler, voluntarios de festivales y salones comunitarios: cualquiera que cargue una furgoneta con equipo ajeno y tenga que rendir cuentas de todo después.

Qué te ayuda a controlar

• Qué se cargó para el evento y en qué estuche o caja viajó cada artículo
• Qué volvió, contado en el momento de descargar y no a la mañana siguiente
• Lo que falta en cada línea y el número total de artículos que faltan
• El valor del equipo que salió, para el seguro y los contratos de alquiler
• Los daños encontrados al regreso, anotados en la línea que corresponde

Cómo usarla

1. Rellena el encabezado con el evento, el lugar, las fechas de salida y regreso, y los nombres de quienes revisan el equipo a la salida y al regreso.
2. Anota el equipo por líneas y escribe el estuche, la caja o el flight case en que va: es lo que buscarás en el recuento de regreso.
3. Cuenta cada línea al cargarla y escribe la cifra en la columna de salida. No la rellenes con la lista de un evento anterior.
4. Introduce el valor por unidad para que la hoja sume lo que va en la furgoneta. Usa el costo de reposición si el equipo está asegurado con esa base.
5. Al regreso, cuenta mientras descargas y rellena la columna de regreso. Lo que falta, el valor de salida, los totales y el resumen se calculan en el navegador y en el libro de Excel.
6. Reclama cada línea con faltantes antes de que se disperse el equipo, y anota cualquier daño en la última columna mientras está reciente.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué contar a la salida además de al regreso?

Porque un faltante no significa nada sin una cifra de partida. Una línea contada solo al regreso te dice lo que tienes, no lo que perdiste, y lo perdido es lo que te preguntará la empresa de alquiler o la aseguradora.

¿Y si un artículo vuelve dañado en lugar de faltar?

Cuéntalo como devuelto (ha vuelto) y escribe el daño en la columna de estado. La cifra de faltantes sigue siendo fiable y el daño queda registrado igualmente.

¿Puede servir como contrato de alquiler?

Es un recuento, no un contrato. Funciona bien como anexo de la documentación de alquiler que uses, ya que ambas partes pueden firmar la misma lista contada.

¿Sirve para equipo que va a dos eventos a la vez?

Usa una hoja por evento o por furgoneta. El encabezado indica el evento, así que pueden usarse varias hojas en paralelo y cuadrarse después con el inventario completo.