Recuento y valoración de existencias del almacén

Para quién es

Una hoja de recuento pensada en torno a la diferencia. Cada línea recoge la cantidad que tu sistema dice que tienes, la que realmente hay en el estante, la diferencia entre ambas y el valor de lo contado.

Responsables de existencias, supervisores de almacén y pequeños distribuidores que hacen un recuento completo o cíclico, y cualquiera cuyas cifras del sistema y del estante han dejado de coincidir.

Qué te ayuda a controlar

• Qué hay en cada ubicación, por código y descripción
• La cantidad teórica junto a la cantidad contada, línea por línea
• La diferencia en cada línea y la diferencia neta de todo el recuento
• El valor de las existencias contadas según tu propio costo unitario
• Una hoja de recuento fechada y firmada que respalda la cifra que pasa a la contabilidad

Cómo usarla

1. Rellena el encabezado con la sede, la zona o el pasillo que se cuenta, la referencia del recuento y la fecha, y luego anota quién cuenta y quién revisa.
2. Pasa las cantidades teóricas de tu sistema a su columna antes de empezar, o déjala en blanco para un recuento a ciegas y complétala después.
3. Cuenta ubicación por ubicación en un orden fijo y escribe la cantidad contada junto a cada línea. No corrijas la cifra teórica en la hoja: la diferencia es precisamente lo que buscas.
4. La columna de diferencia, el valor de cada línea, los totales y el resumen se calculan en el navegador y en el libro de Excel; en papel, resta en cada línea.
5. Vuelve a contar toda línea con diferencia antes de ajustar nada en el sistema, y anota la causa encontrada en la última columna.
6. Pide a quien revisa que firme la hoja, registra los ajustes y archiva el recuento como respaldo.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un recuento a ciegas y conviene hacerlo?

En un recuento a ciegas, quien cuenta no ve la cifra del sistema. Así se evita la tentación de anotar lo que el sistema espera. Deja vacía la columna teórica, cuenta, y luego rellena las cifras teóricas y compara.

¿Cómo debo valorar las existencias?

Con la base que ya use tu contabilidad: costo de compra, costo puesto en almacén o costo estándar. La hoja multiplica por la cifra que introduces y la suma; no elige la base por ti.

¿Qué diferencia se considera aceptable?

Eso lo decide tu propia empresa y, cuando corresponda, tu auditor. La hoja muestra la diferencia de cada línea y la cifra neta de todo el recuento, y deja el criterio en tus manos.

¿Sirve para un recuento cíclico?

Sí. Cuenta una zona o un grupo de códigos cada vez, indícalo en el encabezado y guarda las hojas por orden de fecha. La versión para el navegador guarda los datos en tu propio navegador, así que cada recuento puede ser una copia aparte.