Inventario de equipos de oficina

Para quién es

Todo lo que tiene la oficina, sala por sala. Cada línea indica qué es, dónde está, cuántas unidades hay y cuánto vale una, y la hoja calcula el valor de cada línea y el de toda la oficina.

Responsables de oficina, personal de mantenimiento de instalaciones y cualquiera que tenga que decirle a una aseguradora, a un contador o a un nuevo propietario qué hay en el edificio y cuánto costaría reponerlo.

Qué te ayuda a controlar

• Qué mobiliario y equipos tiene la oficina y en qué sala está cada artículo
• Cuántas unidades hay de cada uno, para cotejar el recuento con un registro de compras
• El valor de cada línea y el de toda la oficina según las cifras que introduzcas
• El estado de cada artículo, para justificar las reposiciones con pruebas
• Quién hizo el recuento y cuándo, para que el siguiente tenga un punto de partida

Cómo usarla

1. Rellena el encabezado: la organización, la sede o planta que se cuenta, quién hace el recuento y la fecha.
2. Recorre las salas de una en una y escribe una línea por cada tipo de artículo: ocho sillas de escritorio idénticas son una línea con cantidad ocho, no ocho líneas.
3. Introduce un valor por artículo en la columna de valor unitario. Usa la base que hayas acordado con tu contador o tu aseguradora (costo de reposición, precio de compra o valor contable) e indica cuál al pie.
4. El valor de cada línea, los totales de las columnas y las cifras del resumen se calculan en el navegador y en el libro de Excel; en papel, multiplica en cada línea y suma la columna.
5. Marca el estado sobre la marcha. Una línea marcada hoy como en mal estado es la que te preguntarán al preparar el presupuesto.
6. Guarda la hoja terminada con los papeles del seguro y actualízala cada vez que se renueve una sala.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Valoro las cosas por lo que costaron o por lo que valen ahora?

Depende de para qué hagas el recuento. Una aseguradora suele pedir el costo de reposición y un contador, el valor contable. La hoja acepta la cifra que introduzcas; anota en las notas la base que usaste para que el siguiente lector la conozca.

¿En qué se diferencia de un registro de activos?

Un registro de activos sigue cada activo por su número de etiqueta durante toda su vida útil, amortización incluida. Esto es un recuento de lo que hay en cada sala, agrupado por tipo, para el seguro, el presupuesto y el día de la mudanza.

¿Y las computadoras y los monitores?

Pon aquí el equipamiento general, y lo que tenga número de serie y garantía, en el inventario de equipos informáticos, que tiene columnas para el número de serie, el usuario y el fin de la garantía.

¿Cuánto se tarda en hacer un recuento así?

Menos de lo que se suele pensar si vas sala por sala y agrupas los artículos idénticos. La hoja impresa tiene espacio para una lista larga y continúa en una segunda página; la versión para el navegador añade filas a medida que las necesitas.