Libro registro de facturas recibidas

Para quién es

Las facturas de proveedores, anotadas cuando llegan. Cada compra a crédito se registra el día en que recibes la factura y la fecha de pago se añade después, así las compras quedan anotadas cuando se producen y lo que aún debes está siempre a la vista.

Autónomos y freelancers que compran a proveedores a crédito y pagan más tarde, y cualquiera cuyo asesor le haya pedido registrar las compras cuando se facturan y no cuando se pagan.

Qué te ayuda a controlar

• Todas las facturas de proveedores recibidas, con su fecha y su número
• La categoría a la que pertenece cada compra
• La base, el impuesto y el total del periodo
• Qué facturas siguen pendientes y cuánto se debe en total

Cómo usarla

1. Anota en el encabezado el negocio y el periodo.
2. Añade una línea por cada factura de proveedor el día en que la recibas, copiando el número de factura del propio proveedor para poder localizarla.
3. Elige una categoría y anota la base y el impuesto exactamente como figuran en la factura.
4. Cuando la pagues, marca pagada y anota la fecha de pago; las columnas de total y pendiente, y los totales, se calculan en la versión web y en el libro de Excel.
5. Al final del mes compara lo pendiente con cada proveedor con su estado de cuenta.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué registrar las compras al recibir la factura y no al pagarla?

Así se ve a qué se ha comprometido el negocio, no solo lo que ha salido del banco, y se respetan las fechas si tu contabilidad se prepara con ese criterio. Qué criterio usar es una pregunta para tu asesor o tu administración tributaria.

¿Qué va en la columna de categoría?

Los conceptos que totalizas a fin de año, como existencias, materiales, subcontratas, equipos o servicios. Elige Otros y añade una nota para lo que no encaje, y mantén la misma lista todo el año.

¿Cómo anoto un pago parcial?

La hoja trata cada factura como pagada o pendiente. En un pago parcial, deja pagada sin marcar y anota el importe y la fecha en las notas hasta que se liquide el resto.

¿También van aquí las compras al contado?

Solo si quieres tener todas las compras en una lista. Muchos autónomos anotan las compras en efectivo y con tarjeta en el libro de caja y reservan este libro para las facturas que se pagan más tarde.