Registro de reclamación de facturas vencidas

Para quién es

Qué se reclamó, cuándo y qué se dijo. Cada contacto sobre una factura vencida ocupa una línea con el medio utilizado, la respuesta o la fecha prometida y el siguiente paso, para que puedas demostrar exactamente lo ocurrido si la deuda tiene que ir más lejos.

Autónomos y freelancers con clientes que pagan tarde, y cualquiera que haya perdido la cuenta de si salió el segundo recordatorio o de qué prometió el cliente por teléfono.

Qué te ayuda a controlar

• Cada factura vencida, su importe y la fecha en que venció
• Cada recordatorio, llamada y carta, con la fecha y el medio
• Lo que dijo el cliente y la fecha en que prometió pagar, si la dio
• La próxima acción y los pasos de escalado ya dados

Cómo usarla

1. Anota el negocio y el periodo, y añade una línea para cada factura en cuanto pase la fecha de vencimiento según tus condiciones.
2. Registra cada contacto en su propia línea, aunque sea una llamada breve, con la fecha y el medio utilizado.
3. Anota la respuesta con las palabras del propio cliente siempre que puedas, y cualquier fecha en la que prometa pagar.
4. Fija la próxima acción y su fecha antes de cerrar la línea, y sigue la lista de escalado en orden.
5. Guarda el registro en papel junto con las copias de las facturas, o rellena la versión web, que se guarda en tu propio navegador.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo se considera vencida una factura?

Cuando ha pasado la fecha de pago según tus propias condiciones. La hoja no presupone ningún número de días; anota la fecha de vencimiento que figura en la factura y empieza el registro al día siguiente.

¿Por qué anotar las llamadas?

Porque una promesa hecha por teléfono es fácil de negar después. Una nota fechada de con quién hablaste y qué te dijo suele ser la línea más útil de la hoja si la deuda se discute.

¿Puedo añadir intereses o recargos por demora?

Solo si tus condiciones y la normativa aplicable en tu país o región lo permiten. La hoja no incluye ningún tipo ni recargo; revisa tu situación según tu país y tu contrato antes de añadir nada a una factura.

¿Y si la factura no se paga nunca?

Anota la última acción y la decisión que tomaste, y pasa la factura al registro de deudas incobrables y cancelaciones para tratarla en tu contabilidad.