Rechnungseingangsbuch als Excel-Tabelle

Für wen es gedacht ist

Lieferantenrechnungen, erfasst bei Eingang. Jede Rechnung auf Ziel kommt an dem Tag ins Buch, an dem sie eingeht, das Zahlungsdatum wird später ergänzt. So sind Einkäufe erfasst, wenn sie entstehen, und was Sie noch schulden, steht immer auf der Seite.

Einzelunternehmer und Freiberufler, die bei Lieferanten auf Rechnung kaufen und später zahlen, und alle, deren Steuerberater Einkäufe nach Rechnungseingang statt nach Zahlung erfasst haben möchte.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede eingegangene Lieferantenrechnung mit Datum und Nummer
• Die Kategorie, zu der jeder Einkauf gehört
• Netto-, Steuer- und Bruttobeträge für den Zeitraum
• Welche Rechnungen noch offen sind und was insgesamt geschuldet wird

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Unternehmen und Zeitraum im Kopf ein.
2. Legen Sie für jede Lieferantenrechnung am Tag des Eingangs eine Zeile an und übernehmen Sie die Rechnungsnummer des Lieferanten, damit sie auffindbar bleibt.
3. Wählen Sie eine Kategorie und tragen Sie Netto und Steuer genau so ein, wie sie auf der Rechnung stehen.
4. Wenn Sie zahlen, haken Sie „Bezahlt“ ab und tragen das Zahlungsdatum ein; Brutto, offener Betrag und Summen werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet.
5. Vergleichen Sie am Monatsende den offenen Betrag je Lieferant mit dessen Kontoauszug.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Warum Einkäufe bei Rechnungseingang statt bei Zahlung erfassen?

So sehen Sie, wozu sich das Unternehmen verpflichtet hat, nicht nur, was vom Konto abgegangen ist, und die zeitliche Zuordnung stimmt, wenn Ihr Abschluss auf dieser Grundlage erstellt wird. Welche Grundlage Sie verwenden, klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Finanzamt.

Was gehört in die Kategoriespalte?

Die Positionen, die Sie zum Jahresende summieren, etwa Ware, Material, Subunternehmer, Ausstattung oder Dienstleistungen. Wählen Sie für alles, was nicht passt, „Sonstiges“ mit einer Notiz, und behalten Sie die Liste das ganze Jahr bei.

Wie erfasse ich eine Teilzahlung?

Das Blatt behandelt eine Rechnung als bezahlt oder offen. Bei einer Teilzahlung lassen Sie „Bezahlt“ leer und notieren Betrag und Datum in den Notizen, bis der Rest beglichen ist.

Gehören Barkäufe auch hier hinein?

Nur, wenn Sie alle Einkäufe in einer Liste haben möchten. Viele Einzelunternehmer erfassen Bar- und Kartenkäufe im Kassenbuch und führen dieses Buch für Rechnungen, die später bezahlt werden.