Conciliación del estado de cuenta de proveedores

Para quién es

Cuadra el estado de cuenta de un proveedor con tu propia contabilidad. Cada línea del estado de cuenta se coteja con tus registros y debajo se enumeran las partidas que explican cualquier diferencia.

Autónomos que compran a crédito a unos pocos proveedores habituales y quieren revisar un estado de cuenta antes de pagarlo, o antes de cerrar las cifras del año.

Qué te ayuda a controlar

• El saldo del estado de cuenta y el que muestran tus propios registros
• Cada línea del estado de cuenta y si figura en tus registros por el mismo importe
• La diferencia en cada línea que no coincide
• Las partidas de conciliación, como pagos en tránsito o facturas que faltan
• Lo que queda sin explicar y si la cuenta cuadra

Cómo usarla

1. Anota el proveedor, la fecha del estado de cuenta, el saldo que figura en él y el saldo de tus propios registros en la misma fecha.
2. Recorre el estado de cuenta y anota cada línea: fecha, referencia e importe.
3. Busca cada una en tus registros, márcala si está y anota el importe que registraste.
4. Enumera todo lo que explique la diferencia, como un pago que el proveedor aún no ha recibido o una factura que no te han enviado.
5. Las diferencias y el saldo sin explicar se calculan en la versión web y en el libro de Excel; en papel, resta en horizontal y suma en vertical.
6. Contacta con el proveedor por lo que siga sin explicar y anota la respuesta antes de pagar.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿De qué saldo debo partir?

Del saldo final del estado de cuenta y de tu propio saldo con ese proveedor en la misma fecha. Si las fechas no coinciden, la diferencia incluirá todo lo ocurrido entre ellas, y será más difícil encontrar los desajustes reales.

¿Qué cuenta como partida de conciliación?

Cualquier cosa que explique por qué difieren los dos saldos y que se espera que se resuelva: un pago que enviaste y aún no figura en el estado de cuenta, una nota de crédito pendiente o una factura emitida por el proveedor que no has recibido.

¿Y si la cifra sin explicar no es cero?

Entonces falta algo o hay un error en una de las dos partes. Busca facturas duplicadas, cifras con dígitos invertidos y pagos aplicados a la factura equivocada, y pide al proveedor copia de lo que no encuentres.

¿Lo necesito si pago cada factura al recibirla?

Con menos frecuencia, pero un estado de cuenta sigue detectando facturas que nunca te llegaron y pagos que el proveedor no ha aplicado. Cada cuánto revisarlo lo decides tú; muchas personas lo hacen antes de cerrar las cifras del año.