Calculadora de tasa de conversión de presupuestos

Para quién es

Cuántos de tus presupuestos se convierten en trabajo. Anota cada presupuesto cuando lo envías y marca ganado o perdido cuando el cliente decide, y la hoja calcula tu tasa de éxito, el valor convertido y cuánto tardan los clientes en decidirse.

Freelancers, profesionales de oficios y pequeños negocios de servicios que presupuestan la mayoría de sus trabajos y quieren saber si sus precios, su seguimiento o las consultas que eligen les están haciendo perder trabajo.

Qué te ayuda a controlar

• Cada presupuesto enviado, a quién y por cuánto
• Qué presupuestos se ganaron, cuáles se perdieron y cuáles siguen a la espera
• Cuántos días tardó cada cliente en decidir
• La tasa de éxito y el valor del trabajo conseguido

Cómo usarla

1. Anota en el encabezado el negocio y el periodo.
2. Añade una línea por cada presupuesto el día que lo envías, con el cliente, una breve descripción del trabajo y el importe presupuestado.
3. Cuando el cliente decida, marca ganado o perdido y anota la fecha de la decisión; deja las dos casillas vacías mientras esté pendiente.
4. Los días de decisión, el valor ganado y las cifras del resumen se calculan en la versión web y en el libro de Excel.
5. Empieza una hoja nueva cada mes y compara las tasas de éxito para ver si un cambio en los precios o en el seguimiento ha marcado la diferencia.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula la tasa de éxito?

Presupuestos ganados divididos entre presupuestos decididos (ganados más perdidos), expresado en porcentaje. Los pendientes quedan fuera para que la tasa no baje por clientes que aún no han respondido.

¿Qué cuenta como perdido?

Un no claro, o un presupuesto que das por perdido después de hacer seguimiento. Cuándo un cliente que no responde pasa a contar como perdido lo decides tú; anota la fecha en que lo decidiste para que la cifra de días tenga sentido.

¿También debo anotar los presupuestos pequeños?

Anota todos los presupuestos que te decepcionaría perder. Si dejas fuera los pequeños, el valor medio parece mayor de lo que es y se oculta dónde se va la mayor parte del esfuerzo.

¿En qué se diferencia de un control de seguimiento de presupuestos?

Un control de seguimiento sirve para reclamar respuesta a cada presupuesto. Esta hoja muestra la tendencia del conjunto: la proporción que ganas y el valor que se convierte en trabajo.