Hoja de cálculo de gastos por categoría y mes

Para quién es

A dónde va el dinero, mes a mes. Los doce meses van de arriba abajo y hasta siete categorías de gasto que eliges tú van de izquierda a derecha, así el total de cada mes y el año de cada categoría quedan en un solo cuadro que se lee de un vistazo.

Autónomos y freelancers que quieren ver cómo evolucionan sus gastos a lo largo del año, y cualquiera que prepara las cifras de una declaración de impuestos y prefiere totalizar un cuadro antes que un año de recibos.

Qué te ayuda a controlar

• Cuánto costó cada categoría de gasto en cada mes
• El gasto total del negocio en cada mes
• Qué categoría cuesta más a lo largo del año
• El mes más alto y la media mensual

Cómo usarla

1. Anota el negocio y el mes en que empieza tu año; el Mes 1 es ese mes.
2. Completa la clave de categorías: un concepto propio para cada letra, qué incluye y, si te sirve, la casilla de la declaración a la que corresponde.
3. Al final de cada mes totaliza tus recibos o tu libro de caja por categoría y anota las cifras en la fila de ese mes.
4. Los totales por fila, por columna y el resumen se calculan en la versión web y en el libro de Excel; en papel, suma en horizontal y en vertical.
5. Usa el mes más alto y la categoría más cara para decidir por dónde empezar cuando haya que recortar gastos.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué las categorías son letras y no nombres?

Porque cada negocio gasta de forma distinta. Escribe tus propios conceptos en la clave de categorías, como materiales, combustible, teléfono, software o seguros, y las letras del cuadro los siguen.

¿Y si necesito más de siete categorías?

Agrupa las más pequeñas en un concepto general, o usa una segunda copia de la hoja para el resto. Siete es lo que cabe a lo ancho de una página impresa sin que los totales dejen de leerse.

¿Debo usar las mismas categorías que en mi declaración de impuestos?

Si coinciden, te ahorras trabajo a fin de año. La columna de casilla de la clave sirve para anotar a qué casilla corresponde cada categoría; qué gastos son deducibles lo decide la normativa de tu administración tributaria.

¿De dónde salen las cifras mensuales?

De tu libro de caja, tus extractos bancarios o tus recibos, totalizados por categoría. El cuadro es un resumen, así que conserva también los registros de origen.