Registro de archivo de recibos

Para quién es

Dale a cada recibo un número y un sitio. Cada recibo que guardas como justificante ocupa una línea: su número, el proveedor y el importe, cómo se pagó, el asiento del libro de caja que respalda y dónde está guardado el papel o el escaneo. A fin de año puedes encontrar cualquiera de ellos al momento.

Autónomos y freelancers con una caja de zapatos, un teléfono lleno de fotos o una aplicación de recibos escaneados, que necesitan vincular cada uno con la contabilidad.

Qué te ayuda a controlar

• Un número correlativo escrito en cada recibo y en el registro
• La fecha, el proveedor y el importe de cada recibo
• Si se pagó por banco, con tarjeta o en efectivo
• La línea del libro de caja que respalda el recibo
• Dónde se guarda el original o el escaneo, y si se ha comprobado

Cómo usarla

1. Anota arriba el negocio, el periodo y la referencia de la carpeta, la caja o el archivo.
2. Numera cada recibo según llega, en una esquina del papel o en el nombre del archivo escaneado, y dale la siguiente línea.
3. Anota la fecha, el proveedor, el importe y cómo se pagó.
4. Cuando lo pases al libro de caja, anota junto a él la referencia de esa línea.
5. Indica dónde se guarda: carpeta en papel, escaneo o aplicación. Marca comprobado cuando el asiento y el recibo coincidan.
6. Rellénalo en papel o en la versión web, que se guarda en tu propio navegador, y empieza un registro nuevo en cada periodo.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué numerar los recibos en lugar de archivarlos por fecha?

Un número vincula el recibo a una línea del registro y a una línea del libro de caja. Si alguien pregunta por un asiento, el número te lleva directamente al justificante, y un salto en la numeración indica que falta un recibo.

¿Puedo guardar escaneos en lugar de papel?

Muchas personas lo hacen. Si se aceptan escaneos en lugar de originales depende de la normativa aplicable en tu país o región, así que consúltala. En cualquier caso, pon el número del recibo en el nombre del archivo escaneado para que coincidan.

¿Cuánto tiempo debo conservar los recibos?

El plazo varía según el país y el tipo de documento, así que aquí no se indica ninguno. Consulta la normativa aplicable en tu país o región y escribe en la carpeta la fecha hasta la que debes conservarla.

¿Qué va en la referencia del libro de caja?

Lo que identifique la línea en tu contabilidad: un número de página y línea, un número de movimiento de tu hoja de cálculo o la fecha y el importe. Usa el mismo formato todo el año.