Registro de notas de crédito y reembolsos

Para quién es

Cada abono, enlazado a su factura. Cada nota de crédito emitida tiene su línea, vinculada a la factura original, con el motivo y si se devolvió dinero, para que puedas ajustar tus cifras de ventas y explicar el ajuste.

Autónomos y freelancers que de vez en cuando rebajan o anulan una factura, hacen un reembolso o resuelven un desacuerdo con un abono parcial.

Qué te ayuda a controlar

• El número de cada nota de crédito y la factura que rebaja
• El cliente, el importe y el motivo
• Si se devolvió dinero, cuándo y cómo
• El total abonado y el total reembolsado del periodo
• Un rastro para explicar más adelante unas ventas más bajas

Cómo usarla

1. Anota arriba el negocio y el periodo que abarca el registro.
2. Da a cada nota de crédito el siguiente número de tu propia serie y anota la fecha y el cliente.
3. Escribe el número de la factura original, el importe abonado y un motivo breve y concreto.
4. Si se devolvió dinero, anota el importe reembolsado, la fecha y la forma de pago; si el abono se compensó con una factura posterior, deja el reembolso en blanco e indícalo en las notas.
5. Suma las columnas de abonado y reembolsado al cierre del periodo, o deja que la versión web las totalice.
6. Ajusta tus registros de ventas por el total abonado y archiva cada nota de crédito con su factura.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una nota de crédito y un reembolso?

Una nota de crédito reduce lo que un cliente debe por una factura. Un reembolso es dinero realmente devuelto. Un abono puede reembolsarse o reservarse para una factura futura, y por eso el registro anota ambas cosas.

¿Puedo simplemente modificar o borrar la factura original?

Suele ser más claro dejar la factura tal como se emitió y registrar una nota de crédito sobre ella, para que la numeración no tenga huecos y el cambio quede explicado. Si tienes dudas, consulta la normativa aplicable en tu país o región.

¿Cómo numero las notas de crédito?

Usa una serie propia que no se pueda confundir con tus números de factura, por ejemplo con un prefijo, y no reutilices nunca un número. El registro las mantiene en orden.

¿Debo anotar los reembolsos hechos con tarjeta o por una plataforma?

Sí. Indica la plataforma como forma de pago. Te ayudará a cuadrar el reembolso con el extracto del banco o de la plataforma al cierre del mes.