Saldenabstimmung mit dem Lieferantenkontoauszug

Für wen es gedacht ist

Gleichen Sie den Kontoauszug eines Lieferanten mit Ihren eigenen Büchern ab. Jede Zeile des Auszugs wird mit Ihren Unterlagen verglichen, und die Posten, die eine Differenz erklären, stehen darunter.

Einzelunternehmer, die bei einigen festen Lieferanten auf Rechnung kaufen und einen Kontoauszug prüfen wollen, bevor sie ihn bezahlen oder bevor die Jahreszahlen feststehen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Den Saldo laut Auszug und den Saldo laut Ihren eigenen Unterlagen
• Jede Zeile des Auszugs und ob sie mit demselben Betrag in Ihren Unterlagen steht
• Die Differenz in jeder Zeile, die nicht übereinstimmt
• Abstimmungsposten wie Zahlungen unterwegs oder fehlende Rechnungen
• Was ungeklärt bleibt und ob das Konto übereinstimmt

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Lieferant, Datum des Auszugs, den Saldo laut Auszug und den Saldo laut Ihren eigenen Unterlagen zum selben Datum ein.
2. Gehen Sie den Auszug von oben nach unten durch und tragen Sie jede Zeile ein: Datum, Referenz und Betrag.
3. Suchen Sie jede Zeile in Ihren Unterlagen, haken Sie sie ab, wenn sie vorhanden ist, und tragen Sie den Betrag ein, den Sie erfasst haben.
4. Listen Sie alles auf, was die Differenz erklärt, etwa eine Zahlung, die beim Lieferanten noch nicht eingegangen ist, oder eine Rechnung, die Sie nicht erhalten haben.
5. Die Differenzen und der ungeklärte Rest werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier subtrahieren Sie quer und addieren nach unten.
6. Wenden Sie sich wegen allem, was ungeklärt bleibt, an den Lieferanten und notieren Sie die Antwort, bevor Sie zahlen.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Von welchem Saldo sollte ich ausgehen?

Vom Schlusssaldo des Auszugs und Ihrem eigenen Saldo für diesen Lieferanten zum selben Datum. Weichen die Daten ab, enthält die Differenz alles, was dazwischen liegt, und die echten Abweichungen sind schwerer zu finden.

Was gilt als Abstimmungsposten?

Alles, was erklärt, warum die beiden Salden abweichen, und sich voraussichtlich ausgleicht: eine von Ihnen gesendete Zahlung, die noch nicht auf dem Auszug steht, eine noch ausstehende Gutschrift oder eine Rechnung des Lieferanten, die Sie nicht erhalten haben.

Was, wenn der ungeklärte Betrag nicht null ist?

Dann fehlt auf einer Seite etwas oder ist falsch. Suchen Sie nach doppelten Rechnungen, Zahlendrehern und Zahlungen, die der falschen Rechnung zugeordnet wurden, und bitten Sie den Lieferanten um Kopien von allem, was Sie nicht finden.

Brauche ich das, wenn ich jede Rechnung sofort bezahle?

Seltener, aber ein Kontoauszug deckt trotzdem Rechnungen auf, die Sie nie erreicht haben, und Zahlungen, die der Lieferant nicht verbucht hat. Wie oft Sie prüfen, entscheiden Sie selbst; viele tun es, bevor die Jahreszahlen feststehen.