Registro de facturas y cobros del alquiler del salón

Para quién es

Cada alquiler del salón y si ya está pagado. Cada reserva ocupa una línea con las horas o sesiones, el importe a tu propia tarifa, el número de factura, el depósito retenido y lo que ya se ha cobrado, para que las deudas salgan a la luz antes de la próxima reunión.

Tesoreros y encargados de reservas de salones comunales, salones parroquiales, locales scout y centros comunitarios que facturan a quienes alquilan el espacio y necesitan saber quién sigue debiendo dinero.

Qué te ayuda a controlar

• Cada alquiler del periodo, con quién alquila y para qué se usó el salón
• Las horas o sesiones cobradas y el importe a tu tarifa
• La factura emitida y el depósito retenido
• La fecha y el importe de cada pago
• Lo que queda pendiente, alquiler por alquiler y en total

Cómo usarla

1. Escribe arriba el salón, el periodo y quién lleva la tesorería, junto con tu propia tarifa por hora o por sesión.
2. Añade una línea por cada alquiler en cuanto se reserve: fecha, quién alquila y para qué, y las horas o sesiones.
3. El importe es el número de horas por tu tarifa, y se calcula en la versión para el navegador y en el libro de Excel; en papel, haz la multiplicación y anótala.
4. Anota el número de factura al emitirla y el depósito que hayas cobrado, que se lleva aparte del precio del alquiler.
5. Registra la fecha y el importe cuando llegue el pago; la columna de saldo muestra lo que aún se debe de ese alquiler.
6. Antes de cada reunión de la junta, revisa el total pendiente y reclama las líneas que tengan saldo.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Y si algunos clientes pagan una tarifa distinta?

El importe se calcula con la tarifa única del encabezado. Si tienes más de una tarifa, lleva un registro por tarifa, o sobrescribe el importe de esa línea en el libro de Excel y anota el motivo.

¿El depósito cuenta como parte de lo que ha pagado el cliente?

No. La columna de depósito recoge el dinero retenido como garantía por daños o limpieza y no se resta del saldo. Cuando lo devuelvas o te lo quedes, anótalo en el apartado de notas para que cuadre con el libro de caja.

¿De dónde salen las tarifas?

De las tarifas de alquiler que fije la junta de tu salón. No se incluye ninguna. Escribe la tarifa que facturas, por hora o por sesión, y los cálculos se basan en ella.

¿Sustituye a la agenda de reservas?

No. La agenda muestra cuándo está libre el salón; este registro sigue el dinero una vez confirmado el alquiler. Muchos salones llevan los dos y los relacionan por la fecha y el cliente.