Registro de habitaciones alquiladas e inquilinos

Para quién es

Una vivienda alquilada por habitaciones, en una página. Cada habitación tiene una línea: quién la ocupa, cuándo entró, cuánto paga de alquiler y para gastos, qué depósito se guarda y si ya se le entregaron las llaves.

Cualquiera que alquile una casa por habitaciones y no entera —una vivienda compartida, uno o dos huéspedes, habitaciones para estudiantes— y la persona que necesita saber de un vistazo qué habitaciones están ocupadas.

Qué te ayuda a controlar

• Qué habitaciones están alquiladas, a quién y cuáles están vacías
• Cuándo entró cada ocupante y hasta cuándo va su contrato
• El alquiler de cada habitación y el total que ingresa la vivienda por periodo
• Lo que paga cada uno para gastos y cuánto suma en total
• Los depósitos guardados, habitación por habitación y en conjunto

Cómo usarla

1. Escribe arriba la vivienda, el número de habitaciones alquilables y el periodo de pago en que se basan las cifras.
2. Da una línea a cada habitación, con el nombre o número que usas realmente para ella, para poder relacionar una solicitud de reparación con una habitación.
3. Rellena el ocupante, la fecha en que entró y la fecha hasta la que va su contrato; deja el ocupante en blanco en una habitación vacía para que se vea que está libre.
4. Anota por separado el alquiler y la cantidad para gastos; el total por habitación se calcula en la versión web y en el libro de Excel.
5. Registra el depósito guardado de cada habitación y marca cuando se hayan entregado las llaves.
6. Actualiza la línea cuando alguien se mude y guarda la hoja anterior en el expediente en lugar de sobrescribir el historial.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Una vivienda alquilada así necesita una licencia o un registro?

Depende por completo de dónde esté la vivienda, de cuántas personas vivan en ella y de cómo esté distribuido el edificio. Este registro recoge las habitaciones y las personas; si se aplica alguna licencia, registro o norma es una cuestión de la normativa aplicable en tu país o región y de las autoridades locales.

¿Para qué sirve la columna de gastos?

Algunos alquileres de habitaciones incluyen los gastos en el precio y otros cobran una aportación aparte. Usa la columna cuando se aplique la segunda opción y déjala en blanco cuando el alquiler lo cubra todo.

¿Cómo indico una habitación vacía?

Deja en blanco el ocupante y las fechas, pero conserva la fila. Una fila vacía en el registro es más útil que una que falta, porque muestra que la habitación existe y no está generando ingresos.

¿Puedo anotar los datos de contacto de los inquilinos?

Aquí no hay columna para ellos a propósito: el registro se suele llevar encima y se enseña a los profesionales. La ficha de contacto y emergencia del inquilino los recoge, una por persona, y puede guardarse en un lugar más privado.