Saalvermietung: Protokoll für Rechnungen und Zahlungen

Für wen es gedacht ist

Jede Vermietung des Saals und ob sie bezahlt ist. Jede Buchung erhält eine Zeile mit den Stunden oder Terminen, dem fälligen Betrag zu Ihrem eigenen Satz, der Rechnungsnummer, einer hinterlegten Kaution und dem eingegangenen Geld – so fallen Rückstände vor der nächsten Sitzung auf.

Kassenwarte und Buchungsverantwortliche von Dorfgemeinschaftshäusern, Gemeindesälen, Pfadfinderheimen und Bürgerhäusern, die Mietern Rechnungen stellen und sehen müssen, wer noch Geld schuldet.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede Vermietung im Zeitraum mit Mieter und Nutzungszweck
• Die berechneten Stunden oder Termine und der fällige Betrag zu Ihrem Satz
• Die gestellte Rechnung und eine hinterlegte Kaution
• Datum und Betrag jeder Zahlung
• Was noch offen ist, je Vermietung und insgesamt

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben den Saal, den Zeitraum und den Kassenwart ein, dazu Ihren eigenen Stunden- oder Terminsatz.
2. Legen Sie für jede Vermietung bei der Buchung eine Zeile an: Datum, Mieter und Nutzung sowie die Stunden oder Termine.
3. Der fällige Betrag ergibt sich aus Stunden mal Satz und wird im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier rechnen Sie ihn aus und tragen ihn ein.
4. Notieren Sie die Rechnungsnummer, sobald Sie die Rechnung stellen, und eine erhaltene Kaution, die getrennt von der Saalmiete geführt wird.
5. Tragen Sie Datum und Betrag ein, wenn die Zahlung eingeht; die Spalte Saldo zeigt, was für diese Vermietung noch offen ist.
6. Prüfen Sie vor jeder Vorstandssitzung die offene Gesamtsumme und mahnen Sie die Zeilen mit einem Saldo an.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Was ist, wenn manche Mieter einen anderen Satz zahlen?

Der fällige Betrag verwendet den einen Satz im Kopf des Blatts. Wenn Sie mehrere Sätze haben, führen Sie je Satz ein eigenes Protokoll oder überschreiben Sie den fälligen Betrag dieser Zeile in der Excel-Datei und notieren Sie den Grund.

Zählt die Kaution zu dem, was der Mieter bezahlt hat?

Nein. Die Spalte Kaution erfasst Geld, das für Schäden oder Reinigung einbehalten wird, und wird nicht vom Saldo abgezogen. Wenn Sie sie zurückzahlen oder einbehalten, notieren Sie das im Notizfeld, damit das Kassenbuch übereinstimmt.

Woher kommen die Sätze?

Aus den Mietpreisen, die Ihr eigener Vorstand für den Saal festgelegt hat. Es werden keine vorgegeben. Tragen Sie den Satz ein, den Sie berechnen, ob pro Stunde oder pro Termin, und die Rechnung folgt daraus.

Ersetzt das den Belegungskalender?

Nein. Der Belegungskalender zeigt, wann der Saal frei ist; dieses Protokoll verfolgt das Geld, sobald eine Vermietung bestätigt ist. Viele Häuser führen beides und verknüpfen es über Datum und Mieter.