Protokoll für Schlüsselausgabe und Zugangscodes
Jeder ausgegebene Schlüssel, Transponder oder Code mit einer Nummer, die man nennen kann.
LR-178 Protokoll PDF Excel Online
Zutritt und Besucherkontrolle · AS-02
Schlüsselverzeichnis mit Ausgabeprotokoll
Kostenloses Schlüsselverzeichnis zum Ausdrucken: Schlüssel und Chips, wer sie hat, Ausgabe und Rückgabe, Kaution, Kopien und Schlosswechsel.
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Die ausfüllbaren Fassungen haben echte Formularfelder: Öffnen Sie sie in einem beliebigen PDF-Programm, schreiben Sie hinein und speichern Sie sie. Hilfe zum Drucken.
Wofür dieses Blatt gedacht ist
Sehen Sie auf einen Blick, welche Schlüssel ausgegeben sind und bei wem, und sagen Sie ehrlich, wie viele Kopien es von jedem gibt.
Für wen es gedacht ist
Vermieter, Hausverwaltungen, Standortleiter, Werkstätten, Vereine, Säle, Lagerstandorte und alle, die Schlüssel verwahren, die jemand anderem gehören.
So verwenden Sie es
- Füllen Sie das Verzeichnis oben einmal aus, mit jedem Schlüssel und Chip und der Tür oder dem Bereich, den er öffnet.
- Tragen Sie Ersatzkopien ehrlich ein, auch die im Tresor und die, die ein Handwerker noch hat.
- Lassen Sie bei jeder Ausgabe beim Herausgeben und bei der Rückgabe unterschreiben – die zweite Unterschrift ist die, die gern vergessen wird.
- Tragen Sie beim Schlosswechsel das Datum in die Spalte „Schloss getauscht“ ein; damit sind alle darüber aufgeführten Schlüssel ungültig.
Was das Blatt enthält
Eine Seite, von oben nach unten:
Unter dem Titel: Welche Schlüssel und Chips es gibt, wer sie gerade hat und was zurückkam. Das Verzeichnis oben wird einmal ausgefüllt; im Protokoll darunter bekommt jede Entnahme aus dem Schlüsselschrank eine Zeile.
Ohne Rückgabe-Unterschrift gilt er als ausgegeben. Ein Schlüsselverzeichnis funktioniert nur, wenn ein Schlüssel auf demselben Weg zurückquittiert wird, auf dem er ausgegeben wurde. Tragen Sie Ersatzkopien ehrlich ein – ein angeblich einzigartiger Schlüssel, von dem es drei Kopien gibt, ist schlimmer als gar kein Verzeichnis – und datieren Sie Schlosswechsel, denn diese Zeile macht jeden darüber ausgegebenen Schlüssel ungültig.
Ausfüllzeilen: Gebäude oder Gelände · Geführt von · Blatt-Nr.
Schlüssel und Chips — einmal ausfüllen, bei Änderungen ergänzen
Tabelle, 4 Zeilen: Schlüssel-/Chip-Nr. · Beschreibung – Tür oder Bereich · Ersatzkopien · Aufbewahrungsort · Schloss getauscht
Ausgabe und Rückgabe
Tabelle, 5 Zeilen: Schlüssel/Chip · Ausgegeben an · Aus · Unterschr. Ausgabe · Ein · Unterschr. Rückgabe · Kaution · Notizen
Häufige Fragen
Warum festhalten, wie viele Ersatzkopien es gibt?
Weil ein Schlüssel, der als einzigartig gilt, während drei Kopien im Umlauf sind, schlimmer ist als gar kein Verzeichnis. Erst die Anzahl zeigt Ihnen, ob ein Schlosswechsel nötig ist, wenn einer verloren geht.
Wofür ist die Spalte „Kaution“?
Für Standorte, die für einen Schlüssel oder Chip eine Kaution verlangen, damit das Verzeichnis das Geld ebenso zeigt wie den Schlüssel. Ob Sie eine verlangen, in welcher Höhe und wie sie verwahrt wird, entscheiden allein Sie – die Spalte hält nur fest, was geschehen ist.
Ein Schlüssel ist nicht zurückgekommen. Was nützt mir das Verzeichnis?
Datum und Uhrzeit der Ausgabe, wer dafür unterschrieben hat und was der Schlüssel öffnet. Genau das macht aus einer vagen Sorge eine Entscheidung darüber, ob das Schloss getauscht werden muss – und genau das kann zwei Wochen später niemand mehr aus dem Gedächtnis rekonstruieren.
Die Fassung, die rechnet
Vorlagen zum selben Thema mit Online-Version und, wo es etwas zu berechnen gibt, einer Excel-Datei.
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